Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

nisztere) által megbízott szakmai testület (Levéltári Kollégium) véleményének kikérésével, az államigazgatási szervek, fegyveres erők stb. egységes szabályzatai, valamint a minisztériumok, az országos hatáskörű szervek és a Legfelsőbb Bíróság egyedi szabályzatai a MOL-lal, az egyéb közfeladatot ellátó szervek egyedi szabályzatai az illetékes közlevéltárral egyetértésben kerülnek kiadásra. A levéltárak egyetértési joga az irattári tételek kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki. A közlevéltárak egyetértési jogának gyakorlása kapcsán keletkezett vitában a Művelődési és Közoktatási Minisztérium, illetve utóda, a Kulturális Örökség Minisztériuma dönt. A Ltv. meghatározta az iratkezelési szabályzatok kiadásának, illetve bevezetésének határidejét, eszerint a minta iratkezelési szabályzatok megjelentetési határideje 1998. július 31-ig, az ezek alapján kiadandó egyedi, illetve belső szabályzatoké 1998. december 31. volt. Sajnos a törvény végrehajtása késett, a kormány 40/1998. sz. rendelete 1998. március 24-én lépett hatályba, a minisztériumi mintaszabályzatok többsége nem készült el 1998. július 31-ig, következésképpen az egyedi, egységes vagy belső szabályzatok zömét sem lehetett 1998. december 31-ig elkészíteni. A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése A Ltv. értelmében a nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét — az iratkezelési szabályzat alapján — az illetékes közlevéltár ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során az illetékes levéltár képviselője a) beléphet az iratkezelői és az irattári helyiségébe, az iratkezelési nyilvántartásokba és az iratokba — az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével — betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja; b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg; c) ha a szerv a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiánya-