Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

tanácsi szerveknél osztott, a járási és városi (fővárosi, városi, kerületi) tanácsoknál pedig központilag iktatták az iratokat. Kisebb eltérések voltak, pl. járási és városi szinten a pénzügyi szakigazgatási iratokat külön, önálló, a többi szakigazgatási osztály, csoport anyagát 1957-1961 között központilag, közös iktatókönyvben tartották nyilván. A községek kivételével 1962-től az évenként újrakezdődő sorszámos, alszámokra tagolódó iktatási rendszeren belül valamennyi tanácsi szinten osztott, szakigazgatási szervenkénti keretszámokat alakítottak ki. Az iratokhoz hagyományos, betűsoros név- és tárgymutatót készítettek. Az iratkezelés felügyeletét általában az igazgatási osztályok látták el. Az iratkezelési szabályzat második fejezete tárgyalta a küldemények átvételét, bontásával kapcsolatos szabályokat. A harmadik fejezet szabályozta az iratok nyilvántartásba vételét (ezen belül foglalkozott a számkeretek kialakításával), a nyilvántartási bélyegző és az iktatókönyv rovataival, az ügyiratok csatolásával és mutatózással. A negyedik fejezet ismertette az elintézés-tervezettel, a tisztázattal, a kiadmányozással kapcsolatos teendőket, továbbá a küldemények továbbításának szabályait. Az ötödik fejezet az irattározás feladatait foglalta össze. Hiányoztak azonban az iratvédelemmel, iratselejtezéssel kapcsolatos szabályok. A selejtezési szabályok pótlására készült az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958. (VII. 30.) MT sz. kormányrendelet és a tanácsokra vonatkozó 1/1960. (TK 10.) KE végrehajtási utasítás. Az utasítás 3. §-a kimondta, hogy az ügyintézés, illetőleg az iratmegőrzés céljából az ügyiratokat a minta-szabályzat szerint kell nyilvántartásba venni. A tanácsi szervek történeti értékű, továbbá a folyamatos ügyintézésben legalább 10 évig vagy ennél hosszabb ideig szükséges iratok felsorolását az I. számú iratselejtezési ügykörjegyzékben sorolta fel, a II. számú jegyzék pedig a 10 évnél korábban selejtezhető iratok felsorolását tartalmazta. 1964. január l-jén lépett hatályba a tanácsi szervek ügyiratkezeléséről szóló 1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat végrehajtására kiadott 5/1963. (TK 78.) KE sz. utasítás, melynek mellékleteként közölt iratkezelési szabályzat lényegét és szerkezetét tekintve megegyezett a minta-szabályzat rendelkezéseivel. Mivel a tanácsok többsége — feltételezhetően — most sem készítette el saját szabályzatát a mintaszabályzat alapján, ezért látták szükségesnek a kormányzati szervek, hogy erről központilag rendelkezzenek. A II. számú melléklet külön szabályozta a községi tanácsok iratkezelését, amely kötelezően előírta a községeknél a központi iratkezelést, s az iratoknak egy ikta-