Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

tókönyvben, ágazati osztottság nélküli kezelését. Az iratkezelés egyéb mozzanataiban nem található más eltérés. Az iratkezelési szabályzathoz nem készült új ügykörjegyzék vagy irattári terv, vagyis továbbra is az 1960-as maradt érvényben. A levéltári anyag védelméről szóló 1969. évi 27. tvr., illetve a harmadik tanácstörvény hatályba lépése szükségessé tette a tanácsi ügyiratkezelés újbóli szabályozását. A tanácsszervek iratkezelését egységesen a Minisztertanács elnöke a Minisztertanács Tanácsi Hivatala útján szabályozta, amely a 8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasításban öltött testet. Az iratkezelési munkához segítséget adó „Tanácsi iratkezelők kézikönyve" nemcsak a jogszabály értelmezésére szorítkozott, hanem az iratkezelés presztízsét is igyekezett visszaállítani azáltal, hogy ebben a munkában is egy korszerűbb szemlélet kialakítását sugallta. Az új szabályozás az ügyiratkezelés megszervezését attól tette függővé, hogy milyen a szerv felépítése, elhelyezése és ügyiratforgalma, vagyis nem írta elő kötelezően, hogy az egyes tanácsi szinteken milyen szervezetben lássák el ezt a munkát. Az ügyiratkezelési rendszer továbbra is az alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszer maradt. A rendelet megfogalmazta az iktatás szabályait, előírta az iktatóbélyegző használatát, az iktatókönyv rovatainak kitöltési módját, rendelkezett arról, mikor célszerű gyűjtőszámot, illetőleg gyűjtőívet használni, továbbá szabályozta az irat-nyilvántartással kapcsolatos egyéb tennivalókat, a mutatózás szabályait, az előadói ívre vonatkozó előírásokat. Az ügyiratkezelés folyamata lényegesen nem változott az előző szabályozásokhoz képest, de merőben új az irattári rend, amelynek alapja az ügy típusát, ágazati hovatartozását, selejtezési minőségét kifejező irattári jelrendszer. Az 1973-as szabályozással kifejezetten az irattári rend korszerű kialakítása volt cél, további előnye, hogy egyszerűbbé, biztonságosabbá vált ezzel az iratselejtezés is. Az irattári jeleket a szabályzat mellékleteként megjelenő irattári terv tartalmazza. Az irattári terv két részből áll: 1-20 ügykörszámok az általános tárgyakat, a 21-től kezdődő ügykörszámok az igazgatási szokások tárgyait részletezik. Az irattári terv az irattári jelet, az ügykör tárgyát, a selejtezhetőség jelét és a levéltárba adás határidejét sorolja fel. Az irattári jel összetevői a következők: - ügykörszám. az ügy típusát,