Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

zetőjét. Az ellenőrzés kiterjed: - az iratkezelés folyamatára, különösen arra, hogy biztosított-e a történeti értékű iratok fennmaradása, - az irattárra, - az iratkezelés megfelelő ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek vizsgálatára. A levéltár az ellenőrzés során tapasztaltakról 2 példányban jegyzőkönyvet vesz fel, melyben tételesen értékeli az iratkezelés, irattározás gyakorlatát, s javaslatot tesz az esetleges hibák kijavítására. Az ellenőrzés tapasztalatait tartalmazó jegyzőkönyv 1 példányát megküldi az illetékes szerv vezetőjének. Amennyiben a szerv vezetője a megadott határidőig a hibák, hiányosságok kijavításáról nem gondoskodik, úgy az illetékes levéltár erről a művelődésügyi miniszternek tesz jelentést. Az iratselejtezések ellenőrzése Az 1969. évi 27. tvr. szerint a levéltár ellenőrzi az illetékességi körébe utalt szervek iratselejtezését. A szerv köteles az irattárában őrzött iratanyagát legalább ötévenként selejtezni. Az irattárból iratokat más módon kiemelni megsemmisítés vagy elidegenítés céljából nem szabad. A szerv vezetője köteles a tervezett selejtezést 30 nappal korábban az illetékes levéltárnak bejelenteni a selejtezendő anyag tárgyának és évkörének megjelölésével. Pl. KPM Vasúti főosztály 1980. jan. 2-30. között selejtezni kívánja a Vasúti főosztály — MÁV Vezérigazgatóság 1972-74 közötti, az érvényes irattári terv szerint lejárt őrzési idejű, alábbi tételekbe felvett pl. 25, 28, 32. pénzügyi, számviteli, munkaügyi iratait. Amennyiben a levéltár a bejelentett selejtezési szándék ellen nem emel kifogást, úgy a szerv selejtezendő iratait selejtezésre előkészíti, s erről 2 példányban jegyzőkönyvet vesz fel. A selejtezési eljárás során kiselejtezi azokat az irattári tételeket, melyeknek őrzési idejük az irattári terv szerint lejárt. Amennyiben a selejtezés alá vont irattári tételekben idegen anyag — például magánszemély anyaga — található, úgy gondoskodik annak visszaszármaztatásáról. A selejtező személyét és a selejtezési bizottság tagjait olyan személyekből kell kiválasztani, akik tisztában vannak a selejtezés alá vont iratok ügyviteli és történeti értékével. A selejtezési jegyzőkönyvbe felvett iratok tényleges meg-