Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

semmisítésére csak az illetékes levéltár írásbeli jóváhagyása után kerülhet sor. A levéltár a jóváhagyott selejtezési jegyzőkönyvre az alábbi záradékot vezeti: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok nem minősülnek levéltári anyagnak. Kiselejtezhetők." Amennyiben a levéltár a jegyzőkönyvbe felvett iratok selejtezését csak részben engedélyezi, úgy a következő záradékot alkalmazza. „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezett iratok az alábbiak kivételével nem minősülnek levéltári iratnak: Pl. 25 t. mérlegbeszámoló 1982 261. éves költségvetés 1982 A felsoroltak kivételével megsemmisíthetők. A felsoroltak ügyviteli értékük megszűnésével a levéltárnak adandók át... " A levéltár köteles az átvett iratokból az ügyvitelhez szükséges iratokat az átadó vagy felügyeleti szerv rendelkezésére bocsátani. A levéltár ellenőrzési joga a titkosan kezelt iratok esetében csak a kiselejtezett, megsemmisítésre szánt iratok átvizsgálására terjedt ki. Az iratok átadása a levéltárnak Az 1969. évi 27. tvr. alapján az illetékes levéltár legalább 15 évi irattári őrizet után veszi át a nem selejtezhető történeti értékű iratokat. (Az időhatárt a művelődésügyi miniszter módosíthatja.) Az irattári anyag átvétele ötévenként egy alkalommal történik. Az átvétel időpontját az átadó szerv és az átvevő levéltár egyetértésben állapítja meg. Az átadó szerv teljes és lezárt irattári tételekbe sorolt iratokat nyilvántartásukkal együtt, rendezetten, raktári jegyzék kíséretében, biztonságos tároló eszközökben (dobozolva), saját költségén adja át a levéltárnak. A levéltár megtagadhatja az iratátvételt, amennyiben az nem megfelelően előkészített, illetve nem levéltári anyagokat tartalmaz. Az iratok elhelyezése a szerv megszűnése esetén Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, vagy helyette új szervet létesítenek, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni. Ha a megszűnt szerv feladatai több szerv között oszlanak meg, úgy összes iratait annak a szervnek az irattárában kell elhelyezni, amely a megszűnő szerv feladatainak legnagyobb részét átveszi. Ebben az esetben a többi szerv kérheti az ügyvitele folytatásához szükséges iratok kölcsönzését. Amennyiben a megszűnő szerv feladatait más szerv nem veszi át, úgy iratainak elhelye-