Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

saját ügyvitelük szükségessé teszi, azt követően szabályszerű eljárás során selejtezhetik. Ennek igen nagy a gyakorlati jelentősége, tekintve, hogy ílymódon, a sok példányban készülő, főként belső iratok például utasítások, tájékoztatások, mérlegek, tervek, prognózisok nem foglalják 10-15 évig feleslegesen az irattárak mindenhol szűkös polcait, illetve kizárható az a veszély is, ami a több példányos iratokat leginkább veszélyezteti, hogy mindenki kiselejtezi „más majd megőrzi" jelszóval. Az irattári tervnél figyelembe kell venni az iratok hatályának időtartamára vonatkozó jogszabályokat. A pénzügyi, munkaügyi és a személyzeti iratok kötelező őrzési idejére a szaktárcák rendszeresen adnak utasításokat. Az egyéb iratok esetében a szerv illetékesei, ismerve sajátos tevékenységüket tudják csak meghatározni, hogy az irat ügyviteli értéke meddig él. A történeti értékű iratok körének meghatározásához az illetékes levéltár véleményét, s esetleg előzetes szaktanácsát kell kérni. Mind az ügykörökre épülő, mind a szervezeti egységekre épülő irattári terveknél alapvető szempont a tényleges ügykörök pontos tisztázása, s a változások átvezetése. Egy-egy megszűnt ügykör tételszámát nem szabad egy új ügykörre felhasználni, mivel ez a későbbiekben komoly kavarodást okozhat. Számítva az ügykörök bővülésére, célszerű egy-egy témakör után szabad tételszámnak helyet hagyni. A szabályzatnak feltétlenül tartalmaznia kell a rövidítések jegyzékét ábécé rendszerben, ez nagymértékben könnyíti a terv használhatóságát. Decentralizált iktatás esetén mellékletben közölni kell az iktatásra kötelezett szervezeti egységek jegyzékét, s azok jelzőszámát, vagy betűjelét. Amennyiben az iktatóhelyek számában változás történik, úgy ezt az iratkezelés rendjéért felelős vezető köteles az irattári tervbe, mint módosítást bevezetni, s ezt valamennyi iratkezelőhöz eljuttatni. Irattári tételszámok törlése, vagy új alkalmazása esetén előzetesen ki kell kérni az illetékes levéltár véleményét. Az iratkezelési szabályzat irattári terv bevezetése előtt szükséges, hogy a szabályzat készítője és az iratkezelésben résztvevők konzultáljanak, s tisztázzák az esetleges homályos pontokat, a félreértéseket. A tvr. iratkezelési szabályzatok kötelezővé tétele mellett az iratkezelés levéltár által történő ellenőrzését is elrendelte. A rendelet kimondja, hogy a szerv iratainak átvételére rendeltetésszerűen jogosult (a továbbiakban illetékes) levéltár az iratkezelési szabályzat alapján ellenőrzi a szerv iratkezelésének rendjét, iratainak védelmét, s az irattári selejtezést. Az iratkezelés rendjének ellenőrzéséről a levéltár előzetesen írásban értesíti az ellenőrzendő szerv ve-