Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

egy általános sémát ismertetünk, amit minden szabályzatnak tartalmaznia kell. I. Fogalom meghatározások Irat fogalma; küldemény fogalma; történeti értékű nem selejtezhető irat; ügyviteli értékű irat; irattári anyag; iratkezelési szabályzat; irattári terv; központi irattár; selejtezés; levéltár. II. Az iratkezelés szervezete és rendszere Szervezete: - központi kezelőiroda - az osztály iratkezelők - az ügyintézők - a kézbesítők - a központi irattáros - a vezető állású dolgozók - az iratkezelés ellenőrzése és felügyelete Rendszere: (milyen megosztásnak az iratkezelés mozzanatai) III. Az iratok átvétele, postabontás, érkeztetés, irányítás - Az iratok átvétele: meg keli határozni: hol, kik, mikor, milyen feltételek mellett vehetik át a nyílt, az expressz, az ajánlott stb. iratokat. - Postabontás Pontosan rögzíteni kell az ún. nem bontható iratok körét, s a postabontásra jogosult személyek nevét és beosztását. - Értekeztetés. A centralizált iratkezelést végző szerveknél nem szükséges, de decentralizáltan működőknél kívánatos. (Jelentősége, hogy a szervhez beérkezett valamennyi iratot regisztrálja.) - Szignálás. A szignálást a vezető által kijelölt személy vagy személyek végzik. - Átadás a szervezeti egységeknek, átadókönyv használata kívánatos (vegyes rendszerben). - Szignálás a szervezeti egységeken ügyintézőre. Előiratok csatolása.