Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

A szervek iratselejtezésének ellenőrzését — a Belügy-, a Külügy-, a Honvédelmi Minisztérium és alárendelt szerveik kivételével a területileg illetékes levéltárak látták el. A belügyi, külügyi, honvédelmi szervek vonatkozásában az illetékes levéltárat a szaktárca vezetője — a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben jelölte ki (pl. Hadtörténeti Levéltár). A levéltári ellenőrzést ellátó levéltár a kiselejtezésre javasolt iratok további őrzését rendelhette el. A titkosan kezelt iratok esetében a levéltár képviselője csak a selejtezésre előkészített iratokat vizsgálhatta át. A korm. rendelet 5. §-a (4) bekezdése lehetővé teszi, hogy a kiselejtezett iratanyag értékesítéséből befolyt összeg 40%-át a selejtezést ellenőrző levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésben résztvett dolgozók jutalmazására használták fel. Sajnálatos módon ez a minőségi munkára ösztönző rendelkezés a későbbi jogszabályokból már kimaradt. A rendelet második része az iratok levéltári átadásáról intézkedik. Előírja, hogy levéltári átadásra szabályosan selejtezett iratanyag kerülhet, melyet az átadás-átvétel időpontjáig eredeti irattári rend megbontása nélkül kell a szerv irattárában őrizni. A levéltárnak átadandó iratokhoz kell sorolni a selejtezésből kiemelt levéltári értékűnek minősített iratokat is. Az átvételt szabályos átadás-átvételi jegyzőkönyvvel, az irat tárolóeszközeivel (téka, dosszié, doboz, heveder stb.) együtt kell az átadó költségére lebonyolítani. A rendelet lehetőséget ad arra, hogy a szervek a már levéltári átadásra érett irataikból kiemeljék azon iratokat, melyekre ügyviteli szempontból hosszabb ideig szükségük van (pl. műszaki tervek, szerződések, térképek stb.). A kiemelt iratokról 2 példányban jegyzéket kell készíteni, annak egyik példányát az illetékes levéltárhoz kell eljuttatni, másik példányát pedig a szerv őrzi meg. A levéltárak kérésre a már átvett iratokat meghatározott időre kötelesek az átadó szerv, vagy főhatóságának rendelkezésére bocsátani. A kölcsönzés időtartamáról és annak módjáról a rendelet nem intézkedik. A 45/1958. (VII. 31.) Korm. sz. rendelet tehát kötelezően előírja, hogy iratot csak szabályos selejtezési eljárás során lehet megsemmisíteni, kötelezővé teszi a selejtezési jegyzőkönyvek készítését, ezek levéltári jóváhagyását. Az előzőekhez képest fontos változás, hogy a szervek számára teszi kötelezővé saját ügykörük, feladataik ismeretében az ún. kettős lista, azaz a csak ügyviteli iratok, illetve a történeti értékű iratok jegyzékének összeállítását.