Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

A 130/1957. (I-K. 20.) IM sz. utasítás — az igazságügyi szervek iratanyagának selejtezéséről intézkedik. Ennek hatálya a 45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendelethez hasonlóan a selejtezés és az iratőrzés vonatkozásában az 1969. évi 27. tvr. hatálybalépése után is fennmaradt. Hatálya: az Igazságügyminisztériumra, illetve az igazságügyminiszter felügyelete alatt álló valamennyi bíróság (közjegyző, végrehajtó, telekkönyvi hatóság), hivatal és intézmény iratanyagára kiterjed. Az utasítás szinte teljeskörűen felsorolja az ágazatnál jelentkező iratfajtákat, s meghatározza ezek őrzési idejét. Nem selejtezhető, 35, 25, 20,10, illetve 5 éves őrzési időket állapít meg. Érdekesség, hogy a nem selejtezhető kategóriába sorolja — mintegy reprezentatív mintavételként — az utasításban felsorolt 33 ún. védettnek nyilvánított szerv teljes iratanyagát. Ezek például a Legfelsőbb Bíróság, a Vasutak és Csatornák Telekkönyvi Hivatala, a bíróságok közül Budapest főváros területén: a IV. és az V. kerületi bíróság, Békés megyéből a Szarvasi Járásbíróság, Bács-Kiskun megyéből a Kalocsai Járásbíróság, Szabolcs-Szatmárból a Mátészalkai Járásbíróság stb. Az egyéb szakágazatoknál ilyen teljeskörű, a szerv egész iratanyagára kiterjedő védelmet, selejtezési tilalmat nem rendelnek el. A tárca felügyelete alá tartozó intézetek, intézmények vezetői, mint például az Ügyvédi Kamarák Országos Bizottsága vagy az Országos Bírósági Vegyészeti Intézet vezetői, őrzési idejét saját hatáskörükben állapíthatják meg, mely idő azonban 5 évnél nem lehetett rövidebb. Az utasítás tartalmazza a selejtezés szabályait mely szerint, a selejtezés megkezdése előtt 60 nappal értesíteni kell a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztályát. Az értesítésben meg kell jelölni a selejtezendő iratok évkorét, tárgykörét és hozzávetőleges mennyiségét. Egyidejűleg az Igazságügyminisztériumnak is jelentést kell tenni. A selejtezés lebonyolítására a szerv vezetője selejtezési felelőst nevez ki, olyan személyt, aki a selejtezési munkában jártas, s az iratok ügyviteli, történeti és tudományos értékével tisztában van. A selejtezés során a Levéltári Osztály útmutatását a tudományos, történeti, illetve levéltári szempontból értékes iratok kiválasztásánál figyelembe kell venni. Ezen iratokat az őrzési idő, 35 év letelte után az illetékes állami levéltárba kell elhelyezni. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek tartalmaznia kell az iratcsoportok pontos megjelölését, a selejtezés során tapasztalt hiányosságokat. A jegyzőkönyvet a selejtezési felelős hitelesíti. A kiselejtezett iratokat a kezelési, illetve nyil-