Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

I. rész A levéltári anyag előkészítése

jegyzékelésénél (alább 4. e/ pont) figyelembe kell venni. Köteteket beköttetni vagy kötéseiketjavíttatni a filmrevétel után kell. b/ Kötetlen levéltári anyag esetében a rendezést a nagyobb levéltári egységtől a kisebb egységig kell folytatni mindaddig, amíg minden egyes irat nem kerül a helyére. Ügyiraton belül az iratok olyan rendben helyezendők el, hogy az első irat legfelül, az utolsó pedig legalul legyen. Más szóval: az egyes iratok (pl. főirat és mellékletei, előirat és utóirat) úgy helyezkedjenek el egymás után, hogy ha egybekötnék az iratokat, egy kötet egymás után következő lapjaiként legyenek olvashatók. Az iratokat egymásba rakni nem szabad, illetőleg azok egymásba helyezve nem hagyhatók. Az iratok egymásba helyezése leginkább azért történt, hogy egyik irat tartsa a másikat. Ennek megszüntetésekor az együvé tartozó iratokat ajánlatos két lapos borítóba (pallium) helyezni. A félbehajtott (fraktur) ügyiratokat oly módon kell rendezni, hogy kihajtás után az egyes iratok ugyancsak úgy következzenek egymás után, mintha egy kötet vagy füzet lapjai volnának. Ha egy jelzet alatt (pl. egy palliumban) nincs 10-nél több felvételre szükség, akkor a jelzeten belüli iratok rendezésétől és paginálásától el lehet tekinteni. c/ Azokat az iratokat, amelyeknek rongáltsága a felvételezést nem teszi lehetővé, felvételezés előtt restauráltatni kell. 2. A fentiek szerint rendezett iratokat jelzeteim kell. Ideálisnak az tekinthető, ha minden egyes iraton rajta van a teljes jelzet. Ez azonban nagy munkaigénye miatt csak kivételes esetekben (kötetek, oklevelek, térképek) érhető el. A jelzetelésnek legalább középszinten kell megtörténnie, vagyis a legkisebb raktári egységen (csomó, doboz) belüli legnagyobb levéltári egységeket (ügyirat, alapszám, dosszié stb.) jelzettel kell ellátni. a/ A jelzetnek teljesnek kell lennie, vagyis az őrző levéltár nevétől kezdve a középszintig lemenőén az azonosításhoz szükséges minden adatot — rövidítve vagy jelekkel — tartalmaznia kell. Teljes cím: Csongrád Megyei Levéltár - Megyei törvényhatóságok és thj. városok - Szeged város levéltára - Kapitalista kor - Szeged város tanácsának iratai - Iratok - 1921. év - 2720. alapszám - jelzet: Csongrád Megyei Levéltár IV. - B - 1406a sz. 1921-2720. b/ A jelzetet a levéltári egység (kötet, ügyirat, dosszié stb.) első oldalán kell feltüntetni.