Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)
III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK
mely állagát (állagrészét) tartjuk kezünkben. A mikrofilmtekercs esetében az iratanyag elé fényképezett tájékoztató táblák adnak eligazítást. A levéltári állagon/állagrészen belüli tájékozódást - kisebb egységekre tagolva a felvételek sorát -, a címeédulák szolgálják. A fentiek alapján a táblák szövegét olyan méretű betűvel kell megírni, melynek betűi szabad szemmel is olvashatók lesznek a mikrofilmen, feleslegessé téve a tájékozódáshoz az olvasókészülék használatát. A táblák tehát a mikrofilmezendő levéltári fond, állag (állagrész) állandó adatait tartalmazzák, a címcédulák pedig a mikrofilmezésben előrehaladva a soron következő, a levéltári állagon belüli kisebb levéltári egységről adnak tájékoztatást. Ennek érdekében szétválasztandók a levéltári jelzet már ellenőrzött állandó és változó adatai. Előbbiek kerülnek a táblára, utóbbiak a címcédulára, melynek célja kettős: - a levéltári állagon belüli, kisebb levéltári egységekről való tájékoztatás és - a filmtekercsen belüli felvételek sorának kisebb egységekre való tagolás. Több felvevőgép esetén az alábbi szempontok figyelembevételével kell eldönteni, hogy a munkatervben meghatározott egyes iratanyagok mely felvevőn kerüljenek felvételezésre: - az iratanyag jellege, mérete és a felvevőgép alkalmassága, - a próbafelvételek eredményei, - a felvételezők felkészültsége, - egy állag vagy állagrész felvételezése ugyanazon a gépen történjék, - a filmre veendő levéltári anyag műhelybe érkezésének időpontja. A fenti felsorolás nem fontossági sorrend, mert a szerteágazó szempontok minden esetben együttes mérlegelést igényelnek az adott körülményeknek megfelelően. Az iratanyag felvételezése a kiválasztott gépen csak akkor kezdődhet meg, ha az előkészítés befejeződött vagy legalább 8-10 munkanapi felvételezéshez szükséges anyag elő van készítve, s az előkészítés folyamatossága biztosított. Ezen felül figyelemmel kell lenni a nyersfilm lehetőség szerinti minél jobb kihasználására is. A felvételezés és előhívás munkafázisai Egy levéltári állag (állagrész) egyazon gépen felvételezendő. A megkezdett felvételezést másik gépen folytatni csak nagyon indokolt esetben lehet (pl. a
