Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

meghibásodott gépjavítása hosszabb időt vesz igénybe). Minden archiválási céllal készült mikrofilrntekercs elején és végén meghatározott felvételek készítendők. Ezek a felvételek több célt szolgálnak. Első és legfontosabb céljuk, hogy aki a mikrofilmtekercset kézbe veszi - akár a műhely dolgozója, akár kutató -, szabadszemmel megállapíthassa, hogy a tekercs elejét vagy végét látja-e, a mikrofilmezert levéltári állag hányadik tekercse van a kezében, továbbá hogy hol, ki által, mikor készültek a filmtekercs felvételei. Alapvető követelmény, hogy a felvételezett levéltári anyag minden oldala (lapja) teljes terjedelemben - tehát nemcsak a beírt szöveges rész -, rajta legyen a felvételen. Külön figyelmet kell fordítani az egyes oldalak szélé(i)n levő apróbetűs írásokra. Ha a tekercs vége nem esik egybe az adott cím végével, a levéltári anyagról készült utolsó felvétel után felveendő a címcédula, rátéve a „Folytatása következik" szövegű tábla. Ebben az esetben a következő tekercsen a tekercs eleji táblák után ugyanez a címcédula felvételezendő, ráhelyezve a „Folytatás" szövegű tábla. A tekercs elején szereplő jelmagyarázó tábla ábráinak alkalmazása a felvételezés során - az iratoldal előtt vagy inkább azzal együtt való felvételezésük -, több célt szolgál. Egyrészt a levéltári anyag fizikai állapotáról, másrészt a számozott de nem felvételezett üres oldal(ak)ról és az esetleges számozási hibákról tájékoztatnak. A jelmagyarázó ábra minden esetben a megfelelő helyen alkalmazandó ha szükséges, de ügyelni kell arra is, hogy feleslegesen (vagy tévesen) ne kerüljenek ilyen ábrák a felvételre. Felesleges alkalmazásuk legalább olyan félrevezető, mint a mellőzésük. Az ábrák elsősorban a mikrofilmek használóit tájékoztatják a levéltári anyag olyan jellemzőiről, melyeket a mikrofilm nem tud vagy nem eléggé tud visszaadni. Egyúttal jelentős segítséget nyújtanak a film ellenőrének is azáltal, hogy ne írjon ki olyan felvételeket megismétlésre, amelyekről - az eredeti hibája folytán - jobb felvétel nem készíthető. Ha a felvételező biztos benne, hogy hibás felvételt készített (az irat elmozdult, szövegrész lemaradt stb.) vagy kihagyott egy oldalt, ismételje meg ill. pótolja a felvételt. Ezzel munkaidőt és nyersanyagot takarít meg. Bizonytalan esetben ne ismételjen, mert a felesleges ismétlés zavart és nyersanyagpocsékolást eredményez.