Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)
III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK
végén mutató (ábécé index) van, két részletben kell paginálni. Külön 1-gyel kezdődően a szöveget, és külön ugyancsak 1-gyel kezdődően a mutatót. Ugyanígy kell eljárni kolligátumok esetében is. Az oldalszámozást puha grafit ceruzával kell végezni, s az oldalnak mindig ugyanazon részén (lehetőleg jobb felső sarkában) legyenek. Ha a szöveget széles margó határolja, az oldalszám a szöveg közelébe írandó. A paginálás a garancia arra, hogy a levéltári anyag minden írásos oldala filmre kerüljön. Ha a paginálás munkája nincs arányban azzal a kockázattal, hogy esetleg egy-két oldal nem kerül filmre, a paginálástól el lehet tekinteni. (Nem szükséges paginálni az egyes darabokból álló - jelzettel ellátott okleveles anyagot sem.) A már említettek szerint rendezett és oldalszámozott levéltári anyagot jegyzékeim kell. Ez a jegyzék a munkafolyamat során alapul szolgálhat akár az átadás-átvételkor, esetleg kölcsönzéskor, s nem utolsósorban az elkészült mikrofilm filmjegyzékének készítésekor. A mikrofilmezés folyamata A mikrofilmezés folyamata három részre osztható: - a felvételezést előkészítő munkafázisok, - a felvételezés és előhívás munkafázisai, - a film elkészülte után elvégzendő feladatok. A felvételezés előkészítése Mikrofilmezésre csak darabszintig rendezett, repertóriummal rendelkező és jegyzékkel ellátott, egymás után elhelyezett (és nem egymásba rakott) levéltári anyag adható/vehető át. Az átadás-átvételről ügyiratot kell készíteni. A mikrofilmezésre átvert levéltári anyag a műhely e célra biztosított raktárában helyezendő el. A felvételezés megkezdése előtt az átvett iratanyag teljes és pontos levéltári jelzetét ellenőrizni kell. Ez rendkívül fontos, mert a mikrofilmen javítási lehetőség nincs. Ha a mikrofilmre kerülő levéltári jelzet hibás a továbbiakban állandó és egyre növekvő nehézségeket fog okozni. A filmre vett levéltári anyagban való tájékozódást szolgálják a mikrofilm elejére és végére fényképezett táblák és címcédulák. Az eredeti levéltári anyag esetében egy doboz, csomó vagy kötet kézbevételekor azonnal megállapítható, mely levéltár, mely fondjának,
