Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

A tartalmi kivonat olyan írásos, de nem szöveg- és formahű értesítés, amely a magánember személyi körülményeire, jogaira, kötelezettségeire vonatkozóan a levéltár anyagából szolgáltat adatokat, illetve - az ügyfél kifejezett kérelmére - közli az ilyen adatokat tartalmazó levéltári anyag hiányát. Egy tartalmi kivonat több iratnak a keresett tárgyra vonatkozó adatait is tartalmazhatja. A tartalmi kivonat illetékköteles. A levéltár tartalmi kivonatot adhat ki hiteles másolat helyett, ha a kért tájékoztatás ezáltal egyszerűbben megoldható. A könyvünk bevezetőjében is említett hiteles másolat tartalmára nézve lehet teljes, illetőleg kivonatos, formáját tekintve szöveghű (írásos), illetőleg szöveg- és formahű (fénykép) másolat. A teljes másolat az adott irat teljes szövegét magába foglalja. Kivonatos másolat ugyanakkor az adott iratnak csupán az egyes részeiről készül. Kivonatos másolat állítható ki akkor, ha az adott irat a tárgyra nem vonatkozó adatokat is tartalmaz. A levéltár felelősséget visel azért, hogy a kivonatos másolat a tárgyra vonatkozó szöveg egészét az irat tartalmának mindenféle torzítása nélkül tartalmazza. Korábban a levéltárak a teljes és kivonatos másolatokat gépírással, e célra előrenyomott papíron állították elő, azonban a fénymásolás elterjedésével és mind tökéletesebbé válásával ma már ebben a formában történik a másolás. A személyiségi jogok tiszteletben tartása érdekében a kiadott másolatok csak az illető ügyfélre vonatkozhatnak, a következő technikai előírások figyelembevételével: a) Teljes másolat esetén az irat minden oldaláról külön-külön felvétel készítendő; b) Kivonatos másolat az iratnak egy teljes oldalánál kisebb részről nem adható ki; c) A másolat kicsinyítése nem lehet nagyobb annál, hogy a másolásra felhasznált papíron az adott irat minden részlete ne legyen világosan és egyértelműen olvasható. Az ügyfél által készített fénymásolat csak kivételesen és legföljebb akkor hitelesíthető, ha minden tekintetben megfelel ezeknek az igényeknek. A hitelesítés előtt a hitelesítőnek meg kell arról győződnie, hogy a másolat szöveg- és formahű. Ha a másolat több lapból áll, a lapokat be kell számozni, át kell varrni, és az átvarrást oly módon kell lezárni, hogy a lapok sértetlen kicserélésére ne nyíljék lehetőség. A hitelesítési záradékot a reprodukció hátlapjára -, több oldalra terjedő másolat esetén a megfelelően összefűzött másolat utolsó lapjának a hátoldalára kell rávezetni. A záradék tartalmazza: a) a másolat terjedelmét és fajtáját; b) az eredeti iratot őrző levéltár nevét; c)