Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

felügyelője saját aláírásával igazolja, hogy a fénymásolásra kijelölt iratokat csatolta a megrendelőlaphoz. A referens aláírásával javasolja a fénymásolás engedélyezését. Ha az iratok másolatban történő kiadását valamilyen körülmény gátolja a referens ezt a „Megjegyzés" rovatban hozza az engedélyező főosztályvezető tudomására (pl. TÜK iratok esetében a minősítő szerv hozzájárulásának a hiányát, vagy azt, hogy anyagvédelmi szempontból a fénymásolás engedélyezését nem javasolja). A referens javaslata alapján a főosztályvezető engedélyezi a fénymásolást. Anonimizált másolat készítése esetén a másolásra érkezés időpontjának az első másolás céljából történő leadás időpontját kell beírni, majd az elkészült fénymásolatokat át kell adni a referensnek. A fénymásolást végző munkatárs a referens által elvégzett anonimizálás után az anonimizált másolásra érkezés időpontját jelölve végzi el az anonimizált másolást és jelöli a lemásolt oldalszámot. A munka elvégzését végül a referens igazolja. Az anonimizált másolatok kiadása előtt a főosztályvezető azt eldöntendő, hogy az anonimizálás megfelelt-e az.előírásoknak, az irat kiadhatóságát keltezett aláírásával engedélyezi. A fénymásolást megrendelő /apókat a másolatok nyilvántartása elnevezésű iktatókönyvben iktatják. A kutatóterem felügyelőjének nyilvántartást a 90 éven belül keletkezett iratok fénymásolása esetén kell vezetni, melynek a célja, hogy a kutatóteremből másolásra kivitt irat(ok) kezelése pontosan nyomon követhető legyen. Az iktatókönyv rovatai a következők: sorszám, a kutató neve, a kérőlap száma, az iratokat engedélyezésre magával vivő személy keltezett aláírása és a visszaérkezés igazolására a dátumozott aláírás. Ez azt jelenti, hogy a fénymásolási engedélyezésre váró iratokat a fénymásolást megrendelő lap kíséretében az érintett szervezeti egység ügyviteli munkatársa dátummal ellátott aláírásával veszi át a kutatóteremben, a kutatóterem felügyelője pedig az engedélyezést és a fénymásolást követően az iratoknak a kutatóterembe történő visszérkezését igazolja keltezett aláírásával. A levéltári ügyfélszolgálat nyilvántartásai Azoknak a szerveknek és személyeknek, amelyek, illetve akik a levéltárat írásban vagy szóban megkeresik, és hivatalos vagy magán célra tájékoztatást kérnek a levéltári anyagról, az abban rejtőző adatokról a levéltár - az anyag rendezettségének és segédletei részletességének megfelelő mértékben - általános tájékoztatást nyújt a kérdéses tárgyra