Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

feltehetően adatokat tartalmazó fondokról, illetőleg fondrészekről, vagy a megkeresésben közölt adatok közvetlen felhasználásával egyedi adatokat szolgáltat. A levéltárat személyesen felkereső ügyfelek általában szakképzettségükre, iskolai bizonyítványukra, munkaviszonyukra, iparengedélyükre, lakáskiutalásukra, bírósági peres ügyeikre, közjegyzői határozatokra vonatkozó igazolások másolatban való kérésével fordulnak az intézményhez. A kárpótlási törvények életbe lépése óta pedig tömegesen keresik fel ügyfelek a levéltárat ún. „kárpótlási ügyekben": államosított tulajdonukra, illetve hadirokkantságukra, hadiárvaságukra, hadigondozotti ellátásukra stb. utaló iratok iránt érdeklődve. Az ügyfél kéréséről az „Ügyfélszolgálat" munkatársa adatlapot vesz fel, melyen az ügyfél neve, címe, a kutatás tárgya, éve, az átvett dokumentumok megjelölése szerepel. Az ügyfelektől nyomtatványon felvett adatokról a levéltárak általában külön nyilvántartást vezetnek, mely a következőket foglalja magában: sorszám (iktatószám) dátum a beadó neve a kutatandó személy neve a kutatás tárgya, évköre a mellékelt iratok felsorolása a kutatást végző levéltári egység vagy személy a kutatás eredménye (nemleges, érdemleges, folyamatban) a válasz postázásának és az irattárba helyezésnek dátuma. A levéltárak a törvényben meghatározott feladataik során kutatást csak a levéltárfenntartó írásbeli utasítására végeznek. Nem tekinthető azonban kutatásnak, ha a levéltári anyagot az ügyfél által szolgáltatott adatok közvetlen felhasználásával rövid időn belül megkeresik. A levéltárak tájékoztató tevékenysége nem terjed ki olyan adatok közlésére, melyek kiszolgáltatása sérti az államérdeket vagy meghatározott állampolgár jogos magánérdekét. A levéltárak az azonosított iratokról tartalmi kivonatot és hiteles másolatot adnak ki. A levéltár tájékoztató tevékenysége során magánszemélynek csak olyan levéltári anyagból szolgáltathat ki adatokat, vagy állíthat ki róla tartalmi kivonatot, esetleg hiteles másolatot, amely a levéltári törzskönyvbe bevezetett állományba tartozik,