Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Az iratanyag mozgását dokumentáló nyilvántartások A levéltári iratanyag a használat, azaz a kutatás, a kölcsönzés, az állagmegóvás, tehát a restaurálás és a mikrofilmezés során rendszerint elkerül a raktári jegyzékben rögzített helyéről. A raktárakból csak az anyagfeleiősök (a referensek és a kezelők) vihetnek ki levéltári anyagot. A raktárból levéltári anyagot csak a helyére helyezett őr/egy visszahagyásával szabad kivinni. Az őrjegyvn fel kell tüntetni az irat jelzetét, a kiemelés keltét, valamint a - kutatóterembe történő kivitel esetén - a kérőlap iktatószámát, az ügyviteli célú használat során pedig a kivitel alapjául szolgáló ügyirat iktatószámát, végül bármilyen más belső kutatói vagy restaurátori iratkivitel esetén az ügyben eljáró levéltári dolgozó sajátkezű aláírását. A raktárból kivitt levéltári anyag jelzeteinek a nyilvántartására szolgáló anyagkiviteli napló esetleges rendszeresítését és kezelését a levéltár saját ügyrendjén beiül szabályozza. Adott iratanyag útjának a nyomon követéséhez elengedhetetlen, hogy a referens nyilvántartást vezessen az iratanyag mozgásáról. Erre szolgál a Magyar Országos Levéltárban bizonyos fondoknál rendszeresített őrlap elnevezésű nyomtatvány. Az őrlap funkciója az, hogy tájékoztatást nyújtson a referens számára arról, hogy az adott irategyüttesben ki milyen iratot kutatott, valamint államigazgatási vagy bírósági ügyben kinek, milyen számon adott felvilágosítást, szolgáltatott adatot vagy készített fénymásolatot a levéltár. Az őrlapot raktári egységenként (doboz, csomó stb.) vezetik. Rovatainak kitöltése a referens, a kezelő vagy a kutatóterem felügyelőjének feladata. Rovatai a következők: fond, állag törzsszáma, raktári egység száma, a kiemelés kelte, a kérőlap száma, a kiadott levéltári egység (tétel, ügyirat) száma, másolat, anonimizált másolat készült-e, megjegyzés (itt tüntetik fel a leszámozás, visszaellenőrzés adatait, továbbá az állományvédelmi és kutatási korlátozással kapcsolatos feljegyzéseket). A betelt őrlapot a raktári egységben - a szükség szerint újonnan nyitott őrlappal összetűzve, beszámozva - őrzik. A levéltári anyag kölcsönzése: levéltári iratanyagot az azt őrző levéltáron vagy tudományos intézményen kívüli használatra kizárólag kölcsönzési eljárás keretében lehet rendelkezésre bocsátani. A kölcsönzés során alkalmazandó szabályokat a kölcsönzés célja határozza meg. A kölcsönzés történhet ügyviteli, kutatási és kiállítási célból. A levéltári anyag bármilyen jellegű kölcsönzését a kölcsönadónál a kölcsönzési naplcfoan tartja