Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

kötelezően nyilván. A kölcsönzési napló rovatai: a kölcsönzés időpontja, a megkeresés száma, a kapcsolatos ügyirat száma (melyben megtalálható a kölcsönzött iratok jegyzéke), a kiadott iratok megjelölése (év, szám, kútfő, tétel, darab), a kölcsönvevő szerv és az anyagot használó személy neve, postacíme, a kölcsönzés célja és időtartama, valamint a kölcsönzés idejének esetleges meghosszabbítása és a visszavétel időpontja. A Magyar Országos Levéltárból kutatási célra irat csak mikrofilmen kölcsönözhető. Kiállítási és ügyviteli (pl. bírósági eljáráshoz stb.) célból azonban az eredeti anyag is kiadható. A kikölcsönzött mikrofilmeket a mikrofilm kölcsönzési naplóban tartják nyilván. A napló a következő adatokat foglalja magába: sorszám, a vonatkozó ügyirat iktatószáma, a kölcsönzés dátuma, a kölcsönző szerv neve, a kölcsönzött filmek száma (fílmtári doboz száma), a kölcsönzés határideje, a kölcsönzési idő hosszabbítása és a visszaérkezés dátuma. Az iratanyag egyéb mozgatásakor (restaurálás, mikrofilmezés) az iratokról, kötetekről minden esetben két példányban kell darabszintű jegyzéket készíteni vagy nagyobb mennyiségű levéltári anyag restaurálása, mikrofilmezése esetén a műhely két példányos raktári jegyzékkel veszi át az anyagot, melynek egy példányát átvételi elismervényként aláírva visszaadja, a másik példányát pedig, külön dossziéban összegyűjtve a végzett munka nyilvántartására a levéltár saját ügyrendjében meghatározott ideig megőrzi. Az 1995. évi levéltári törvény a Magyar Országos Levéltár számára a felsoroltakon kívül a következő nyilvántartások vezetését (és közzétételét) rendelte el: - a köz- és magánlevéltárak nyilvántartása - a védett levéltári anyag központi nyilvántartása - a közlevéltárak gyarapodásának nyilvántartása - a kutatási korlátozás alól felszabadult iratok nyilvántartása - a magyar vonatkozású külföldi anyag nyilvántartása (vö. 205/1971. MM-MTA sz. utasítást).