Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

A letéti napló a levéltári intézménynek a letétekről vezetett ügyviteli nyilvántartása. A letéti naplóban részletezik a levéltárba beérkező, valamint a visszaadott levéltári iratanyagot. A letéti napló tartalmazza mindazon adatokat melyek az anyaggyarapodási naplóban is benne foglaltatnak és ehhez képest új információval szolgál a letéti szerződés lejáratának az időpontját feltüntető és a letét visszaszolgáltatásának a feljegyzésére szolgáló rovat. A letéti naplót az év végén lezárják, a lezárást pecséttel és aláírással hitelesítik. Az anyagfogyási (fogyatéki) napló az a levéltári ügyviteli irat, melyet a levéltári intézmények a levéltári iratanyagukban a működésük során bekövetkezett fogyás dokumentálása végett vezetnek. A levéltár ebben a naplóban tartja nyilván az állományából valamilyen okból véglegesen kikerülő és ezért a törzskönyvből is kivezetett nem letéti levéltári anyagot. Az anyagfogyási napló a kiadás sorrendjének megfelelően, évente újrakezdődően sorszámozott tételek szerint tartalmazza a kiadás keltét, annak a szervnek vagy személynek a teljes nevét és postacímét, amelyhez vagy akihez az anyag kerül, a kiadás jogcímét, a kiadott anyag levéltári jelzetét, megnevezését, évkorét, az iratanyag mennyiségét (iratfolyóméterben, kivételes esetben darabszámban kifejezve), s végül a kiadás ügyiratának az irattári jelzetét. A letét kiadását a letéti napló megfelelő rovatában jelölik. Az anyagfogyási naplót a levéltár igazgatója az év végén a levéltár pecsétjével és saját aláírásával hitelesítve lezárja. Az átmeneti napló olyan levéltári ügyviteli irat, melyben a nem letétként, hanem bármilyen más módon ideiglenesen a levéltárba került levéltári anyagot, továbbá a kölcsönkérésre beérkezett, az intézményektől vagy magánszemélyektől restaurálásra, vásárlásra, szakértői véleményezésre, esetleg fényképezés céljából átvett levéltári anyagot, valamint a nem kielégítő tárolási vagy kezelési feltételek miatt ideiglenesen levéltári kezelésbe utalt iratanyagot tartják nyilván. A napló rovatai: a levéltári anyag levéltárba kerülésének a dátuma, a beadó (kölcsönző) neve, címe, (magánszemély esetén személyi igazolványának a száma), a beadást elrendelő bírói, miniszteri stb. határozat száma, a levéltári anyag címe, évköre, mennyisége, az ideiglenes átvétel célja, az elvégzett munka megjelölése, az anyagért a levéltárban felelős személy neve, az anyag visszaadásának az időpontja, végül a vonatkozó levéltári ügyirat(ok) irattári száma.