Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)
III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK
Egyedi jelzet nélküli iratoknál - jegyzékelendő irategyüttes jellege szerint szerepelhet azonosítóként az irat címe, vagy az irat címzettje, egy címzett iratainál az irat kiadója, vagy az irat kelte. Fontos, hogy abban az esetben, ha a jegyzék készítője ad egyedi jelzetet az iratnak, vagy javít korábbi téves/hibás jelzetet, az iraton és a jegyzékben egyidőben kell megtenni. A terjedelmet általában fólió (lapszám) vagy pagina (oldalszám) feltüntetésével adjuk meg, speciális esetben darabszámban (fénykép, pecsét), illetve térképnél szelvény számban. Abban az esetben, ha az egyes irat több darabból áll, a darabszámot is javasolt feltüntetni. Mint korábban említettük, a jegyzék alapvetően a nyilvántartást, a biztonságos őrzést szolgálja. Vannak azonban olyan irategyüttesek, melyekhez levéltári jegyzékek a kutatást is megfelelő szinten szolgálják, így további, több információt tartalmazó segédletkészítésre nincs szükség. Ilyen például egy pecsétgyűjteményhez készült jegyzék, mely tartalmazza a pecsét tulajdonosának nevét, a pecsét dátumát és darabszámát, mint egyedi jelzetet. Miután a jegyzék az őrzés rendjében sorolja fel az egyes darabokat, további finomításként - nagyobb mennyiségű gyűjtemény esetén - névrendi mutató készíthető. Hasonlóképpen megfelelő szintű a levéltári jegyzék kutatói segédletként számos további speciális gyűjteménynél, elsősorban irattípus szerint, időrendben kialakított gyűjteményeknél, mint a címereslevelek, céhiratok. Bár csak néhány példát említettük, megállapítható, hogy annak megítélése, hogy egy levéltári jegyzék csak nyilvántartási segédlet céljait szolgálja vagy kutatási segédletként is elegendő, az iratanyag jellege határozza meg. Ez az elvi megállapítás nem csak a lajstromra, de minden darabszintű segédletre érvényes. De erre a kérdésre témánk végén még visszatérünk. Lajstrom A darabszintű levéltári leltárak második típusát a lajstromok alkotják. Ez a segédlettípus egyes iratokról készülő, szintetikus módszerű, kutatási segédlet. Készülhet ív- vagy karton formájában. A lajstrom adatai: az irat levéltári jelzete irattani meghatározása kora
