Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

tárgya terjedelme Az irat levéltári jelzete az egyedi azonosító szintig lemenő jelzetet jelenti, ugyanúgy kell megadni, mint a jegyzéknél. Ha nem ív formátumban készül, akkor mindegyik kartonon fel kell tüntetni a fond vagy állag jelzetét is. Az irattani meghatározásnál az irat fajtáját adjuk meg (pl. jegyzőkönyv, levél, beadvány, leirat, összeírás, stb.), továbbá hogy eredeti vagy másolat, eredeti esetén jelezni kell, hogy tisztázat, vagy fogalmazvány, ha másolat akkor egyszerű, vagy hitelesített. Megadható, hogy a másolat vagy a hitelesítés mikori. Az iratfajta meghatározásának szempontjait munkautasításban kell rögzíteni, mert más-más szempontok szerint kell azt megadni az oklevelek és az újkori iratok esetében. A kor meghatározásnál az irat keltének napját kell megadni. Ha az irat keltezetlen a megállapítható évkort - pl. 1660-1666 között, vagy az évszázadot adjuk meg. Figyelemmel kell lenni arra, hogy másolat esetén a másolt irat az irat kelte. Középkori okleveleknél előforduló átiratnál (átiratoknál) az átíró oklevelet külön lajstromozzuk, és külön az átírt oklevelet (okleveleket), ez utóbbinál a kor az átírt oklevél keltét fogja tartalmazni. A tárgy egy szintetikus meghatározás. Ez a lajstrornkészítés legkritikusabb pontja. Annak pontos meghatározása, hogy mi kerüljön a tárgyba, a munkautasítás feladata, az adott levéltári anyagtól függ. Sok esetben az irattani meghatározás a tárgymeghatározásba kerül, vagy legalábbis ott megismétlődik. PL: jegyzőkönyv - tanúvallatási jegyzőkönyv, vagy levél - Z.Z. levele N.M.-hez. A terjedelmet fólióban, paginában, esetleg darabban adjuk meg az anyag jellegétől függően. Például a MOL E 41. Kamarai levéltár, a kamarához intézett levelek című állag lajstromának részlete: No. 29. Merev Mihály 1556. m. 12. (2 p.) levele a Rakowzky György elleni kincstári birtokperról. (Lipcse mv. (Liptó m.), Rózsahegy mv., Likava vár) 30. Oláh Miklós esztergomi érsek III. 14. (4 p.)