Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Jegyzék A jegyzék tehát olyan levéltári segédlet, amely a levéltári rendet követve, darabszinten készül az egyes iratokhoz, kiviteli formája az ívforma. A jegyzék minimális adattartama: - az egyes irat/ügyirat címe vagy jelzete, - terjedelme. E minimális adattartalomból adódik, hogy a jegyzék elsődlegesen nyilvántartási segédlet, mely az iratok biztonságos őrzését szolgálja és csak másodlagos célja a tájékoztatás. Ilyen minimális információt tartalmazó jegyzék készül például egy vegyes tartalmú raktári egységhez a belső rend fenntartása, a kutatótermi kiadás és visszavétel ellenőrzése céljából, vagy mikrofilmezés előtt. Alap nyilvántartásként ilyen segédletek készülnek a speciális gyűjteményekhez is, mint a pecsétgyűjtemény, a fényképgyűjtemény, a plakátgyűjtemény vagy a térkép- és tervtár állagai. A jegyzék tehát általában speciális esetben készül olyankor, amikor vagy gyors nyilvántartásra van szükség, vagy az anyag jellege nem kíván további adatfelvételt. Az egyes iratok jelzete azt jelenti, hogy megadjuk a nyilvántartásba vett egyedi irat azonosításához szükséges adatokat. A jegyzék elején feltüntetjük a fond- vagy törzsszámot, a továbbiakban már csak az egyedi irat azonosítója szükséges mint további jelzet. Ez lehet valamilyen iktatási rendszer adata, speciális jelzetrendszemek az adott iratra írt azonosítója, ezek hiányában a jegyzéket készítő által az iratnak adott azonosító, mely általában sorszám. Figyelemmel kell lenni arra, hogy miután a jegyzék a levéltári rendet (őrzési rendet) követi, csak véglegesnek tekintett rendben lévő anyag jegyzékelését szabad elvégezni. Ez a gyakorlaban azt jelenti, hogy jelzeteit anyagnál ellenőrizni kell, hogy fennáll-e a jelzetrend, mesterségesen kialakított sorozatoknál nem bomlott-e meg az eredeti rend, illetve alkalmas rendben követik-e egymást a dokumentumok az állapotrögzítő jegyzék elkészítéséhez. Egy megbomlott rendben, vagy később rendezésre kerülő anyagban a levéltári jegyzék készítése nemcsak felesleges munka, de zavart okoz azzal, hogy a kutató a jegyzékben megadott és esetleg az iratra is rávezetett egyedi jelzetre hivatkozik, melyet a későbbi átrendezés után csak konkordancia jegyzék alapján tudunk azonosítani, ha készül ilyen jegyzék. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy konkordancia jegyzék a legritkább esetben készül.