Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

6. Levéltárismertetés Tájékoztató jellegű, alapszintű analitikus segédlet, amely nyomtatásban való megjelentetésre készül. Adatai a következők: fond törzsszáma, címe, évköre, tárgya, terjedelme (fm), levéltári tagolódása, rendszere, rendezettsége, selejtezettsége, segédlettel való ellátottsága, kutatásának módja, közzétettsége, rá vonatkozó irodalom. Mint látjuk, mindezek az adatok megegyeznek a levéltári útmutatóéval. Abban különbözik a két segédlet egymástól, hogy az útmutató szintetikus segédlet, az ismertető pedig analitikus, tehát részletesen tájékoztat a fondokról. A legutóbb megjelent levéltárismertetés: „A Magyar Országos Levéltár" (Szerk.: Lakos János, Budapest, 1996.), a régebbiek közül pedig Schneider Miklós Nógrád megyei levéltár-ismertetőjét említhetjük (megjelent 1969ben). 7. Alapleltár Az alapszintű segédleteknél egy fokkal tagoltabb, az állagok szintjén készült, szintetikus jellegű segédlet. Az alapleltárak mint jeleztük, az 1950-es években készültek, amikor a levéltárak iratanyaga többszörösére duzzadt, sok volt á rendezetlen dokumentum. Ezek belső számbavételét, az anyag állagszintű rögzítését szolgálták. Adatai a következők: a fond címe, évköre, tárgya, terjedelme (a raktári egység jellege: csomó, kötet stb.), rendszere, tagolódása, rendezettsége, selejtezettsége, segédletekkel való ellátottsága, kutathatósága, irodalma. Az adatokat 5 vagy 11 pontba szedve közölték. A 11 pontos alapleltár belső használatra, az ötpontos a kutatók számára vagy publikálásra készült. A Magyar Országos Levéltár 1951-től jelentetett meg ilyen segédleteket, az elsőt a Magyar Királyi Kancellária iratairól. A területi levéltárak közül csak a Fővárosi Levéltárban találkozunk hasonló kiadványokkal: az első 1959-ben, az utolsó, sorrendben a negyedig 1969-ben jelent meg. Újabban alapleltárak már nem készülnek, helyüket továbbfejlesztett változataik, az ismertető leltárak foglalták el. 8. Ismertető leltár Analitikus jellegű tájékoztató segédlet, rendszere a levéltári anyag ideális rendszerét követi. Állagszintű levéltárismertetés, nyomtatásban való közzétételre készül. Általában valamely intézmény anyagának csak egyes részeiről, mégpedig elsősorban a nem tárgyi rendszerű részekről készül. Adatai a következők: fond címe, jelzete, évkor, tárgy, terjedelem, tagolódás, rendszer, rendezettség, selejtezettség, segédlettel való ellátottság,