Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Minden törzsegység levéltári jelzete az ábécé valamelyik nagy betűjele és egy arab szám. Ez a jelzet az illető törzsegység (fond vagy állag) törzsszáma. Például a K szekció a Polgári kori központi kormányhatóságok levéltárait, ezen belül az 579 szám az Igazságügy minisztérium általános iratait jelöli. Tehát ennek az anyagnak a törzsszáma K 579. , A Magyar Országos Levéltár első fondjegyzéke 1959-ben jelent meg, melynek azóta két újabb kiadása volt (a harmadik kiadás 1996-ben). Szintén 1959-ben jelent meg a Központi Gazdasági Levéltár fondjegyzéke. Rendelkeznek ilyen kiadott segédlettel az egyházi levéltárak (megjelent 1976, 1983, 1986-1987), a nagyobb szaklevéltárak (Hadtörténelmi Levéltár, Vízügyi Levéltár) is. 4. Tervezési statisztika Ez az alapszintű segédlet egységes formanyomtatványon belső használatra készül. Rendeltetése a levéltári feltáró munkák (rendezés, selejtezés, segédletkészítés) tervezésének elősegítése. Megmutatja az intézmény őrzésében lévő fondok rendezettségi szintjét, selejtezettségét, a tárgyi átrendezés szükségességét, segédlettel való ellátottságot, mintaállványozás szükségességét. Az adatokat összegezhető formában, folyóméterekben fejezi ki. A tervezési statisztika adatait minden év végén, a december 31-i állapotnak megfelelően korrigálni kell. Az összesített adatokat táblázatos formában minden évben a beszámoló jelentés adatszolgáltatása részeként meg kell küldeni a fenntartónak és a Művelődési és Közoktatási Minisztériumnak. i 5. Levéltári útmutató Tájékoztató jellegű, alapszintű szintetikus segédlet a levéltár őrizetében található valamennyi fondról. Nyomtatásban való közzététel céljából készül. A következő adatokat tartalmazza: fond törzsszáma, címe, évköre, tárgya, terjedelme (fm), levéltári tagolódása (állag vagy sorozat), levéltári rendszere, rendezettsége, selejtezettsége, segédlettel való ellátottsága, kutatásának módja, közzétettsége, az anyagra vonatkozó irodalom. Röviden ismerteti a fondképző történetét, szervezetét, hatáskörét, illetékességét, esetleg ügy- és iratkezelését. 1964-ben jelent meg az „Útmutató az Esztergomi Prímási Levéltárhoz" című segédlet, 1981-ben a Pest Megyei Levéltár Nagykőrösi Fióklevéltáráról, 1982-ben pedig a Hajdú-Bihar Megyei Levéltár Hajdúböszörményi Fióklevéltáráról készült útmutató.