Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

címének rövidített jelét tesszük. Az alsóbb szintek jelölésére az eredeti irattári jelzet szolgál (tételszám, iktatószám, fasciculus, numerus, stb.), annak hiányában az iratokat új jelzetekkel kell ellátni (cím rövidített jele, sorszám). - Alapkövetelmény, hogy egy fondon belül a levéltári jelzetek rendszerének egységesnek kell lennie. Például: Békés Megyei Levéltár XXIII. 705. c. Általános iratok, Baromfitenyésztési terv 1951 i i állag címe tárgyi egység A raktári egységek kialakítása Az iratanyag levéltári feldolgozása során a fondokra és állagokra szétválasztott, azokon belül rendezett és ennek megfelelően levéltári jelzetekkel ellátott iratanyagot raktári egységekbe kell osztani. Raktári egységnek az iratanyag olyan, csupán mennyiségileg meghatározott együttesét nevezzük, melynek mennyiségi jellemzőit egyrészt a felhasználás szempontjából a lehető legcélszerűbb technikai kezelés igényei, másrészt az adott raktározási feltételek megszabta különböző méretű technikai keretek határozzák meg. Raktári egységek maga a raktár, azután az állvány vagy szekrény, majd annak polca, rekesze vagy fiókja, végül az a legkisebb iratmennyiség, amely ezeken belül felismerhetően elkülönülő tárolási egységet alkot: doboz, csomó, kötet, stb. A raktári egységeknek lehetőleg összhangban kell állniok az iratanyagban elért rendezettség fokával. Ennek megfelelően törekedni kell arra, hogy egy-egy levéltáron belül valamely fondfőcsoport levéltárai (fondcsoportjai), illetve fondjai bizonyos meghatározott raktártermekben, mint legnagyobb raktári egységekben helyezkedjenek el; fondok meghatározott állványokon, állagok meghatározott polcokon foglaljanak helyet. A legkisebb raktári egységek kialakításánál meg kell állapítani azt a technikai formát, amely a kérdéses anyag és annak egyes részei tárolására megfelelő. Ma már általában kétféle technikai forma közül választhatunk, a dobozok és a kötetek között (a térképeket és tervrajzokat általában mappákban vagy fiókokban tároljuk). A legkisebb raktári egységek kialakításánál szintén tiszteletben kell tartani a rendezés során kialakított szerkezeteket (ideális az lenne, ha egy doboz mint raktári egység egy tétel, mint levéltári egység iratanyagát tartalmazná).