Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Az egyes raktári egységeket a fond vagy állag levéltári rendszerének megfelelően, tehát ideális sorrendben, fondonként, illetőleg állagonként újra kezdődő sorszámokkal kell jelölni, s ennek megfelelő raktári jelzetekkel ellátni. A raktári jelzet a raktári egység azonossági jele; áll a levéltári jelzetből, valamint a sorszámból (,,rakszám"-ból). A jelzetet a raktári egységnek a polcon kifelé néző oldalára, tehát jól látható helyre kell felírni vagy felragasztani. A raktári egységeknek a raktárban való felállítása a raktári jelzetek rendjében történik, melytől csak a könnyebb kezelhetőség biztosítása vagy a raktározási adottságok (férőhely) jobb kihasználása érdekében lehet eltérni. Példa: Békés Megyei Levéltár II. raktár 3-5. állvány XXIII. 705. (fond törzsszáma) fondszintfí raktári jelzet XXIU.705. c. fond törzsszám állag Általános iratok állag címe 36. doboz raktári jelzet 1-6. dosszié középszintű tárgyi egység jelzete (Müller Veronika) 7. A LEVÉLTÁRI SELEJTEZÉS Mint az iratkezeléssel kapcsolatos fejezetben láttuk, a selejtezés elsősorban irattári feladat, és a levéltárba elvileg csak tartósan megőrzendő, történeti értékű iratok kerülhetnek. Mégis előfordul, hogy különböző kényszerű okoknál fogva átselejtezés nélkül, vagy nem megfelelően selejtezetten vesz át iratokat a levéltár. A levéltári iratselejtezés célja, hogy megtisztítsa az ilyen iratanyagot az értékkel nem bíró iratrészektől, elsősorban a raktári férőhely felszabadítása, valamint az értékes iratok áttekinthetőbbé, használhatóbbá tétele és biztonságosabb őrzése érdekében.