Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Összegezve: az ügyek és az azok intézése során keletkező irattári, majd levéltári egységek kapcsolata a következő: ügycsoport > tétel ügy > ügyírat ügyfázis > ügyiratdarab Az alsó (darabszintű) szintű rendezés elsődlegesen azt jelenti, hogy a tételen belül helyreállítjuk az ügyiratok rendjét, vagyis alapszámok, alszámok, iktatószámok sorrendjében rakjuk le az iratokat. Szétesett ügyiratok rendjének helyreállítása gyakorlatilag az ügyiratdarabok szintjén való rendezést jelenti, ami az iratokon található ügyviteli és irattári jelzetek, illetőleg az ügyviteli segédkönyvek segítségével történhet. Egyedi iratok rendezésére speciális esetekben kerül sor. így pl. az oklevelek, térképeket csak eszerint lehet nyilvántartani. Irategyüttes mikrofilmezésre való előkészítése szintén az iratok darabszintű rendezését igényli. Az iratok levéltári jelzetekkel való ellátása , A levéltári jelzetelés célja a rendezés során kialakított rendnek az iratokon való rögzítése, ezáltal az anyag felhasználhatóságának megkönnyítése, és annak biztosítása, hogy a rend esetleges szétbomlása esetén visszaállítható legyen. A levéltári jelzetet a fond rendszerével és rendezettségi szintjével összhangban kell kialakítani. Fondszintig rendezett anyagra csak a fond törzsszámai lehet rávezetni, ami a fondfocsoport római számából és azon belül a fond sorszámát jelölő arab számból áll, amit a fond a levéltárba való bekerülésekor vagy fondszintig való rendezésekor kap. A törzsszám a fond levéltári azonossági, nyilvántartási száma, amit a fond minden iratára rá kell vezetni. Egy fond állagait fondon belüli sorrendjüknek megfelelően az ábécé fondonként újrakezdődő kisbetűivel írjuk. Az állag megjelölésére tehát a fond törzsszáma és a hozzá csatlakozó betűjel használandó. Az Országos Levéltár 1945 előtti iratanyagában a fondok és állagok jelölése ettől eltérő módon, a szekció betűjelével és szekciónként újrakezdődő arab számokkal történik (állagtalan fondok esetében a fond kapja az arab számot, állagos fond esetében az állagok). Az 1945 utáni iratanyagot (volt UMKL) a fondfocsoport római számával, a fondcsoport nagybetűs jelével, a fond arab számával és az állag kisbetűjével jelölik. - A sorozatok jelölésére nincs megkülönböztető jel, fenti jelzetekhez a sorozat