Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

63. tétel Csehszlovákiába szállított gépekkel kapcsolatos jelentések 1947 66. tétel Kimutatás a háborús veszteségekről 1945 74. tétel Elveszett gépkocsikra vonatkozó kérdőívek 1947-1948 Ha nem alakítunk ki iktatott iratok esetében tételeket, akkor középszintű rendezésnél az iktatás módját kell figyelembe venni: - Alapszámos iktatásnál az évek és alapszámok, - Alszámos iktatásnál az évek és a sorszámok, - Főlajstromszámos iktatásnál a több éven keresztül érvényes főlajstromszámok sorrendje a mérvadó. - Alszámok nélküli, sorszámos iktatás és irattározás esetén elegendő, ha középszintű rendezés címén raktári egységenként meghatározott, egymáshoz számsorrendben csatlakozó számkereteket alakítunk ki. - Közigazgatási rendszámos és csoportszámos iktatás esetén e számok sorrendje a rendező elv, de figyelembe kell venni utóbbiak decimális rendszerét. - Együttes iktatási és mutatózási rendszernél az ábécé betűi jelentik a rendezés alapját. • Alsó szint (darabszint), alsó szintű rendezés Az alsó szint összefoglalóan azokat a levéltári szinteket tartalmazza, amelyeken kisebb terjedelmű levéltári egységek helyezkednek el. Az alsó szintű levéltári egységek a következők: - ügyirat - ügyiratdarab - egyes irat. Mint az irattani részben láttuk, az ügyirat vagy akta az ügy intézése során keletkezett legalább két darabból: beérkezett levél tisztázatából és a kimenő fogalmazványából áll. A következő levéltári szint, az ügyiratdarab az egy ügyfázisra vonatkozó, annak intézése során keletkezett vagy érkezett iratok összességét jelenti. Az egyes irat a legkisebb levéltári egység, amely a levéltári anyag vertikális tagolódásában a legalsó szinten foglal helyet. Egyes iratnak nevezünk minden külön fizikai egységet. Az egyes irat természetesen kialakult levéltári egység, minden levéltári iratanyagban megtalálható.