Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

A tervtan iratokkal együtt a levéltár rendelkezésére kell bocsátani a tervtári nyilvántartásokat is, valamint a tervező vállalatoktól a pauszrajzokat is. A levéltári átadás előkészítésekor tételesen ellenőrizni kell, hogy a tervcsomag tartalomjegyzékében felsorolt egyes darabok valóban hiánytalanul megtalálhatók-e. Amennyiben az egyes tervcsomagokhoz a tervezés során keletkezett leveleket is hozzácsatolták, illetve azokban más selejtezhető iratok is találhatók, azok az átadás előtt a tervcsomagokból eltávolítandók. Az átadásra kerülő tervcsomagban csak a tartalomjegyzékben megjelölt dokumentumok maradhatnak. Termelővállalatok műszaki dokumentumai Nem csak építkezések alkalmával keletkeznek műszaki dokumentumok, hanem különféle gépek, alkatrészek, használati tárgyak, berendezések, stb. gyártásánál is. így a termelővállalatok iratanyagának is jelentős részét képezik a műszaki iratanyagok. Ezek a műszaki iratanyagok irattípusonként három csoportra oszthatók: - művelett ervek, - költségvetések, - műszaki rajzok. A fenti típusú iratok őrzése a gyárakban sem a kézi irattárakban történik, hanem a tervezés befejezése után a műszaki dokumentumok egy komplett példányát a terv(dokumentácíós)-tárban helyezik el. A művelettervek száma a vállalatok adottságai szerint változó. Jellegük szerint lehetnek szokásos minőségű papírlapok vagy kartonlapok. Gyártmányonként, szerelési egységenként rendszerezhetők és ilyen csoportosításban is tárolhatók. Jelenleg is iratgyűjtőkben, gyorsfűzőkben, stb. tárolják. Az esetek többségében elegendő a jelenlegi meglévő iratgyűjtőknek korszerűbb technikai megoldású tárolóeszközökbe való átrakása. Különösen jó megoldásnak látszanak a függő és álló iratgyűjtők kombinációi, valamint a dobozos irattárolás. A költségvetések terjedelmes iratanyagok. Az eredeti vagy fogalmazványi példányokat legcélszerűbb iratgyűjtőkben, gyorsfűzőkben tárolni a tervtárban. Az ezekről készülő másolatokból számos példány marad a vállalatnál. Ezek nagyrészt sokszorosított A/4 méretű papíron írt szövegek, amelyeket egyszerűbb eszközökkel fűznek össze. A költségvetések tárolásánál minden egyszerűbb technikai megoldás használható, hiszen itt