Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

az iratok együtt tartásához szükséges iratgyűjtők általában mellőzhetők, ezeket általában a mindennapi munkához használják. Ha ezek a mindennapi használattól olvashatatlanná válnak, a tervtár újabb másolatokat bocsát a felhasználók rendelkezésére. A műszaki rajzok tárolásánál alapvető szabály, hogy külön kell választani az eredeti rajzokat a másolatoktól. Az eredeti pauszok tárolása lehetséges: - tekercsben, - kiterítve fiókban, - függesztett formában. Kezdetben a rajzokat tekercsben tárolták, ma már egyre kevésbé alkalmazzák, mert igen helyigényes. Leggyakrabban a fenti dokumentumok tárolására a fiókos szekrényeket alkalmazzák, amelyekben kiterítve tárolják az iratanyagot. Ezek a szekrények általában fémből készülnek, és zárhatók. A megfelelő méretre készített lapos fiókokban általában 50 rajz helyezhető el. Az eredeti pauszrajzokat nem szabad meggyűrni. Ha a rajzokban gyakori a visszakeresés érdemes alkalmazni a függesztett tárolási módot, ilyenkor a rajzok széleit speciális kemény anyaggal megerősítik és felső részét akasztóhorogra fűzik. A rajzmásolatokat legjobb A/4-es méretre összehajtani, és így szalagos fedőlemezekkel összekötve, csomókban polcokon tárolni. A terv- és dokumentációs tárakban az eredeti rajz mellett mindig őrizni kell egy másolatot is. Mivel a napi munkához igen sok műhelyben és gyáregységben van szükség a rajzok másolataira, ezért a munkahelyek közelében ún. rajzkiadókat létesítenek, ahol egyegy gyártmányhoz szükséges rajzok másolatai mindig rendelkezésre állnak. A tervtár gondoskodik arról, hogy a rajzkiadókban mindig elegendő számú másolat legyen. Nem papír-alapú dokumentumok A nagyarányú irattári helyhiány csökkentését segíti elő az ügyvitelben a mikrofilmezés, melynek részleteivel a későbbiekben még foglalkozunk. Az elkészült mikrofilmek megőrzésére létesülnek a mikrofilmtárak. Ezek a raktárak általában kis alapterületű vakraktárak, ha mégsem azok, akkor gondoskodni kell a megfelelő elsötétíthetőségről, nehogy a mikrofilmek fényt kapjanak. A mikrofilmek tárolásának egyik lehetséges módja a vaslemezből készült zárt szekrény, melynek belseje a film méreteinek megfelelő rekeszeket, fiókokat tartalmaz. Kisebb mikrofilmtárakban