Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

Tervrajzok, terviratok, térképek Az egyes létesítmények terveit a tervező és a kivitelező vállalatok irattárai mellett rendeltetésszerűen kialakított tervtárakban őrzik. Ilyen dokumentumokra azonban nem csak az építés irányításában van szükség, hanem megtartják azokat a létesítmények tulajdonosai, beruházói, üzemeltetői, sőt az engedélyező hatóságok is. Ma már a korszerű másolási technika lehetővé teszi, hogy a fenti anyagok kellő számban rendelkezésre álljanak. A tervek eredeti - történeti szempontból is értékes példányait a tervező vállalatok őrzik. Általában az a gyakorlat alakult ki, hogy a pauszpapíron készült rajzokat alakjuk miatt külön tárolják, míg a szalagos irományfedéllel összekötött csomókban helyezik el a terviratokat. A pauszrajzok egy-egy másolatát a csomókban is elhelyezik, hogy teljes legyen a dokumentáció, és az így kialakított együttest nevezik a terv törzspéldányának. A terviratok zavartalan kezelése érdekében valamennyi tervrajzon és terviraton (tanulmány, szakvélemény, költségvetés, műszaki leírások, felmérési jegyzőkönyvek, stb.) rajzbélyegzőt kell elhelyezni, melynek a következőket kell tartalmaznia: - a tervet készítő vállalat (intézmény) nevét, - az illető szervezeti egység (tervező iroda) megnevezését, - a megrendelő nevét, - a létesítmény pontos helyét, - a létesítmény szabályos meghatározását, - a tervező és felettese nevét, - a terv készítésének idejét. A tervcsomagokat létesítményenként munkaszámmal (tervszámmal, rajzszámmal) kell ellátni, amit a törzspéldány minden egyes darabjára rá kell vezetni, és tartalomjegyzéket készíteni az egyes munkaszámhoz tartozó dokumentumokról. A jegyzéknek tartalmaznia kell a tervező iroda nevét, a rajz számát, valamint a csomagban található dokumentumok darab szerinti leírását. A terv valamennyi példányában el kell helyezni a tartalomjegyzéket. A munka befejezése után az eredeti pauszokat, azok másolatait, valamint a terviratokat a tervtárnak le kell adni. A tervező irodáknak „kézi" irattárak szervezése nem célszerű, a tárolás nagy helyigénye és a tervcsomagok biztonságos őrzése miatt.