Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

A tervtár használata A tervtárnak a saját tervezésben készült dokumentumokról kartonos nyilvántartást kell vezetnie. A karton tartalmazza a munkaszámot (rajzszámot), a terv tárgyát, a tervezés évét, a tervcsomagban lévő dokumentációk leírását. A terv módosítását, kölcsönzését, az elkészült fénymásolatok számát a nyilvántartáson kell vezetni, valamint rögzíteni a tervanyagba történt betekintéseket is. Eredeti rajzokat csak tervváltoztatás (tervmódosítás), vagy ismételt felhasználás esetén szabad a tervtárból elvinni. Tervet a tervtárból csak a vállalat dolgozója vehet ki, betekintés pedig rajtuk kívül csak a megrendelő számára lehetséges. Külső szervek részére a tervekbe való betekintés, illetve a tervek kiadása a vállalat felelős vezetőjének engedélyével lehetséges. A javítás céljából a tervtárból kivitt eredeti tervrajzokról amennyiben arról korábban másolat nem készült - másolatot kell készíteni, és azt eredeti változatként megőrizni. A módosítás, javítás tényét a tervező irodának az eredeti pauszra rá kell vezetni. Az érvénytelen rajzot megsemmisíteni nem szabad, de feltűnően jelezni kell rajta érvénytelenségét. A beruházó- és kivitelező vállalatoknál, az engedélyező hatóságoknál a tervek kezelése hasonlóképpen történik, mint a tervezőknél, azzal a különbséggel, hogy a fenti szervek nem őriznek eredeti pauszokat. A gyakorlati életben már nem szükséges, de maradandó értékkel bíró építési műszaki dokumentumok az iratokhoz hasonlóan a levéltárakba kerülnek. A létesítmények tervezésében, építésében és fenntartásában érdekelt valamennyi szervtől szükséges a terveket a levéltárba begyűjteni. Ezért a műszaki dokumentációk selejtezését és a maradandó értékűek kiválasztását külön rendelkezések szabályozzák. A tervek levéltári átvételére a létesítmény átadásától számított 15 év múlva kerülhet sor, de a konkrét átadás időpontját általában az egyes szervek és a levéltárak határozzák meg. Az iratátadáshoz hasonlóan a tervek átadásakor jegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza - az átadó szerv nevét, - az átvétel időpontját, - az átadott tervek évkorét, - az egyes tervcsomagok munkaszámait.