Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

Minden tárgyi csoporthoz segédkönyvet kellett készíteni, és megkezdték a régebbi anyag szétszedését is. Csak a Benigna mandata-t nem osztották szét, de lemásolva a rendeletet az illető irat közt elhelyezték. A tárgyi csoportok tehát a bizottságok ügykörét tükrözik, a tárgyi csoporton belül az elhelyezésen alapuló jelzetrendszert vezettek be. A jelzetet: ladula (láda), fasciculus (köteg), numerus (szám) az iratokra és a mutatókba is feljegyezték. Azon ügyek, melyeket egy tárgyi csoportba sem tudtak elhelyezni, kerültek az Acta miscellanea-ba. (Vegyes iratok.) Néhány példa a helytartótanácsi levéltárból: C 24. Acta neocivium 1753-1773 (új polgárok ügyei) C 25. Acta mechanica 1724-1783 (céhügyi iratok) C 30. Acta nobilium 1724-1784 (nemességvizsgálati iratok) C 37. Acta sanitatis 1724-1779 (közegészségügyi iratok) C 39. Acta fundationalia 1724-1779 (alapítványi iratok) Az állagok további rendezésénél legtöbbször a területi elvet vették figyelembe, az iratokat - melyeken 1770-től már iktatószám is szerepelt - megyék és városok szerint csoportosították. 1779-től az előadói rendszerre tértek át, az iratokat is előadók szerint csoportosították, az egy-egy előadó által intézett iratokat az irattár egyben kapta meg. Egy előadó több ügykört is ellátott. Az ügyek minden előadónál kútfő-jelzetet (fons), a kútfőn belül számot (numerus) kaptak. Az egy ügyre vonatkozó iratok így egymás mellé kerültek. A folyamatosság így sem volt biztosított, mivel az előadót más ügykörre is áttehették. E rendszer csak néhány évig élt, mert II. József intézkedései nyomán 1783-tól az ügyosztályok szerinti (departamentális) ügyintézést vezették be. Az előadói rendszerből kifejlődött departamentális ügyintézésben minden ügyosztály (departamentum) iratait évek szerint, éveken belül viszont kútfőkben (fons, ügyiratcsoport) helyezték el. Az ügyosztályon belül minden, az egy tárgykörbe tartozó ügy egy szám (kútfő) alá került. A kútfőn belül, mely lehetett ügycsoport vagy egyedi ügy, minden beadvány, kiadmány illetve melléklet saját sorszámot, tételszámot (positio) kapott. Minden ügyosztály irataihoz külön lajstromkönyv készült, melynek 3 hasábja, rovata van: a kútfő száma és tárgya; a beadvány tételszáma, kelte, tárgya és iktatószáma, a kiadvány tételszáma, kelte és tárgya. Az ügyosztályonként vezetett lajstromkönyvekhez tárgy-, névmutató és számsor készült. A