Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

4. A HAZAI IRATTÁRI RENDSZEREK KIALAKULÁSA Iratkezelés a középkori királyi udvarban Az irattári rendszerek, regisztratúrák kialakulását, az irattári segédletek megjelenését, milyenségét az irattártörténet nevű tudományág vizsgálja. Az irattárak kialakulásának, kezdeti fejlődésének alapvető feltétele volt az írásbeliség korábbiakban tárgyalt fejlődése, közelebbről az írásbeli ügyintézés elterjedése. Mint említettük, Magyarországon e téren III. Béla uralkodása hozott áttörést. Kezdetben az ügyek intézése elsődlegesen az érintettek vagy közbenjárójuk szóbeli előterjesztésén alapult. Később kialakult a területi ügyvitel, azaz esetenként egy terület főtisztviselője terjesztette az ügyet a király illetve a királyi tanács elé, majd az országos tisztségek kialakulása magában hordozta a lehetőségét az írásbeli ügyintézésnek is. Az ügyek írásba foglalása a kancellárián történt, ahol az akkori normák szerint a következő módon folyt az ügyintézés- : A felek írásbeli kéménnyel fordultak az illető intézményhez. Az írásbeli kén'ényezés gyökerei az antikvitásig nyúlnak vissza. A kérvényt a kancelláriába kellett benyújtani, ahol előkészítették az ügyet arra, hogy az uralkodó (és a tanácsa) döntsön az ügyben. Ezután a kancellária parancsot kapott arra, hogy a döntésnek megfelelően állítsa ki az oklevelet a fél számára. Ehhez először a tényleges ügyintézők: a jegyzők, az előadók, vagy a fogalmazók fogalmazványt készítettek. Ez a fogalmazvány lehetett rövid, amely csak a lényeges részeit tartalmazta a készítendő oklevélnek. Lehetett azonban a fogalmazvány teljes is, amely teljes egészében tartalmazta a leendő oklevél szövegét. Míg az előbbiek sorsa a megsemmisülés lett, az utóbbiakat könyvekbe másolták, hogy azután ennek segítségével szükség (pl. az eredeti elvesztése) esetén ismételten ki lehessen adni az oklevél szövegét hiteles formában. A fogalmazvány elkészítéséhez az ezzel foglalkozó tisztviselőknek rendelkezésére álltak különböző segédkönyvek, amelyek korábbi ügyekben kibocsátott oklevelek formuláit tartalmazták csupán. Segítsége lehetővé tette a kancelláriának, hogy azonos ügyekben azonos formulákkal állíthasson ki oklevelet, megtakarítva ezzel az újrafogalmazás munkáját. A fogalmazványt bemutatták az oklevél kiadójának, vagy annak, akit a kiadó ezzel megbízott. Az ő jóváhagyásuk után került a kancellária írnokai kezébe, akik a fogalmazványt letisztázták mindenki számára olvasható,