Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archiválása - nemzetközi tapasztalatok

c) A feldolgozási tervben - a várható kutatási és felhasználási igényekből kiindulva általánosságban rögzíteni kell a begyűjtendő informatikai iratok ellenőrzésének módszerét és mélységét (részletes kiíratás vagy minden adategység kontrollja), az adatok végleges levéltári formátumát (méret, elrendezés, komplexitás, szoftver- és hardverfüggőség - ha van), valamint a készítendő segédletek általános követelményeit (a felhasználandó dokumentáció stb.) - bővebben lásd a 4. és 5. pontnál. A kutatási és felhasználási tervben felvázolandók a legvalószínűbb kutatói kérések jellege (például egyszerű szalagmásolat-készítés, másolatkérés a dokumentációról, kivonatok vagy összegzések készítése, statisztikai elemzés stb.). Megvizsgálandó, hogy az adatoknak milyen formátuma felelne-e meg legjobban ezeknek az igényeknek, milyen feladatot jelentenek a kutatási korlátozások, illetve az ezt feloldó megoldások (az ún. anonimizálás, azaz a titkos adatok takarása), végül felmérendő az évente várható kutatások száma! d) Az őrzési tervben meg kell adni a várhatóan évente begyűjtendő hordozók (szalagok) számát, ezek helyigényét, a kötelező áttekercselések (1-2 évente), tisztítások és átmásolások (5-20 évente) számát, valamint a dokumentáció esetleges másolásának (mikrofilmezésének) igényét. e) A technikai, pénzügyi és szervezeti feltételek meghatározásánál maximálisan figyelembe veendők a fenti pontoknál tárgyalt követelmények, illetve az ebből eredő következmények. Ezekből kiindulva először azt kell eldönteni, hogy a levéltár mennyire kíván együttműködni számítógépközpontokkal: a skála az ottani feldolgozástól és őrzéstől kezdődően a teljes önerőre való támaszkodásig terjed. A döntés alapvetően meghatározza a levéltáron belül kialakítandó technikai és szervezeti feltételeket, valamint jórészt a pénzügyi tervezést is. 3. Az informatikai iratok felmérése A levéltári feldolgozás tulajdonképpen a - szervellenőrzés keretében történő - felméréssel kezdődik. Célja nemcsak az, hogy a történeti értékkel bíró iratokat felderítsük, hanem alapul szolgál bárminemű, az informatikai iratokkal kapcsolatos hosszútávú terv kidolgozásához is. Segítségével kiszűrhetők a párhuzamos adatforrások (ami sokkal gyakoribb informatikai iratoknál mint a hagyományosaknál), tehát sok fölösleges munkától kímélhető meg a levéltár. A felmérés lehet teljes vagy részleges, azaz egy földrajzi egységre, tárgykörre, időszakra, szerv- vagy irattípusra korlátozódó. Első lépésként megállapítandó a kiválasztott rendszer vagy adatbázis neve, provenienciája, tartalma, mérete és terjedelme, a létrehozás, illetve használat célja. A felmérés során minden szóbajöhető irat megvizsgálandó, azaz nemcsak az adatfájlok, hanem a bemeneti és kimeneti (input, output) iratok is - függetlenül a hordozótól. Célszerű rendszeresíteni egy adatfelmérő űrlapot vagy kérdőívet (lásd az 1. és 2. sz. ábrákat) melynek fontosabb pontjai a következők: a) A fájl azonosítása , - a létrehozó/kezelő neve - a rendszer neve: elengedhetetlen egy rendszer/adatbázis fájljainak megkülönböztetéséhez, a köztük lévő összefüggések kimutatásához - a fájl neve: lehetőleg leíró jellegű címet kell adni - évkor b) A fájl leírása • a létrehozás és a használat célja - tartalom: lehetőleg - akár összevontan - feltüntetendők a fájlban található adatelemek, az érintett terület, személyek köre, az elemzési egység stb. - szerkezet: ha több rendezési szempont van, vagy ha a rekordok közvetlen hozzáférésű tárban vannak, feltétlenül megemlítendő - input-output: a forrásdokumentumok, őrzőhelyük megjelölése, a kiíratok ismertetése, ideértve a publikált anyagokat is - aktualizálás (Updates): módja, célja, gyakorisága, a rendszeresen felülírt vagy kiegészített adatok ismertetése - hozzáférési korlátozások: mely adatok védendők, kik férhetnek hozzá, a felmentést adó személy/szerv neve, a korlátozás lejárta - a dokumentáció leírása: feltüntetendő az összes, az adatokkai kapcsolatos dokumentáció (forrásdokumentumok, kódlista stb.) c) Technikai adatok - a használt hardver • szoftverkövetelmények: a fájl szoftverfüggő-e vagy sem, ha igen, a szoftver adatai - a fájl struktúrája: háló- vagy fa-struktúrájú, szekvenciális vagy közvetlen elérésű stb.