Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)
Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archiválása - nemzetközi tapasztalatok
- rekordhosszúság: ha nem fix, hanem változó egy-egy rekord hossza, jelzendő a legnagyobb hosszúságú rekord - a rekordok száma - a hordozó - a hordozók mennyisége (szalagok száma) Az adatfelmérő űrlapok a levéltárban őrzendők, és beszállítás előtt is hasznosak lehetnek. Egyrészt - a levéltároson kívül - a kutatót is informálhatják a kintlevő anyagról, másrészt jelezhetik a levéltárosnak a beszállítás elmaradását, harmadrészt segíthetik a felkészülést az értékelésre és selejtezésre. A folyamatos felmérések előnyei igazán jól csak akkor aknázhatók ki, ha az adatokat számítógépen feldolgozzuk. 4. Értékelés és selejtezés Az angolszász levéltári terminológiában appraisal-nak, azaz értékelésnek nevezik azt a munkafolyamatot, mely során a levéltáros eldönti - elsősorban a felmérés során megszerzett adatok alapján -, hogy az iratok közül melyeket kívánja archiválni. Az értékelés nyilvánvalóan elsősorban az informatikai iratok történeti értékén alapszik, de egyéb szempontok is érvényesítendők. Az értékelést-selejtezést érdemes formai, technikai ellenőrzéssel, értékeléssel kezdeni, mert bizonyos feltételek meg nem léte kizárja az archiválást. Ilyen követelmény a megfelelő dokumentáció megléte. Van egy minimálisan szükséges dokumentáció, ami leírja az adatok tartalmát, elrendezését és kódolását: rekordszerkezet leírás (Record Layout, azaz egy rekord mezőinek elrendezését leíró irat) és kódlista. Ennél azonban általában többre van szükség, például forrásdokumentációra és kiírásokra is. Feltétlenül ellenőrzendő a szalag olvashatósága. Ha a munka sorrendiségét nézzük, akkor talán ez az elsődlegesen elvégzendő feladat, ugyanis negatív eredmény esetén még a dokumentációt sem érdemes ellenőrizni. Előfordul, hogy első kísérletre nem sikerül az olvasás, ilyenkor érdemes megpróbálni kijavítani a hibát, általában egyszerű tisztítás is segít. Ha ez nem vezet eredményre, akkor marad a rossz blokkok törlése - itt már mérlegelni kell, hogy milyen értékű információ veszik el. Ha a rekordok több mint 5%-a nem olvasható, többnyire használhatatlannak tekintendő a szalag I A technikai ellenőrzés során megvizsgálandó, hogy a tervezéskor kialakított követelményeknek az informatikai iratok megfelelnek-e: megfelelő hordozón (szalagon) vannak-e, ha nem, milyen munkát és pénzösszeget igényel az "áttételük". Ugyanez vonatkozik a hardver- és szoftverfüggőségre. Vannak egyéb olyan technikai szabványok is, melyek az egységesítés, a feldolgozás és a jövőbeni kutatás szempontjából ajánlottak. Feltételezvén, hogy a levéltár csak hardver- és szoftverfüggetlen informatikai iratokat gyűjt szabvány mágnesszalagon, ezek a következők: sávszám belső címke paritás karakterkód sűrűség fájlstruktúra rekord blokk hozzáférés Az értékelés során a levéltáros többféle fájllal találkozik, és ezek bár esetleg mind azonos adategyütteshez tartoznak - eltérő értékkel bírhatnak. Az informatikai iratok jellegzetessége a rendkívül gyors keletkezés és megszűnés, illetve a változékonyság. A szerveknél a munkafolyamat követelményeinek megfelelően aktualizálják az adatokat, azaz törlik, kiegészítik, módosítják a meglevőket. A feldolgozás során így hoznak létre különböző átmeneti, illetve munkafájlokat. Az észak-amerikai levéltárosok véleménye szerint tartalmi elemzés alapján kell eldönteni, hogy az állandó törzsadatfájlokon kívül megőrzendők-e az átmeneti fájlok. A franciák viszont mereven elutasítják ezek archiválását (azzal a kiegészítéssel, hogy a törzsfájlok mellett szintén értékesek az ún. alkalmazási alapfájlok /fichters de base applications/). Hasonló probléma az, hogy az állandóan változó, kiegészített adatállományt a levéltár a legvégső állapotában (tehát amikor a szerv már nem 9 címke nélküli (esetleg IBM vagy ANSI) páros vagy páratlan (?) ASCII vagy EBCDIC 1600 vagy 6250 BPI (esetleg 800; a franciáknál csak 6250) hálóstruktrúrájú fix hosszúságú fix hosszúságú, max. 20 000 karakterű szekvenciális
