Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

Az irattári rend A korszerű és hatékony irattározás követelményeit a következőkben foglalhatjuk össze: - az irattári rend meghatározott és egyértelmű legyen; - az irattárban őrzött iratok rendje tükrözze a szervezet működési mechanizmusát, biztosítsa azok gyors és szakszerű visszakeresését; - ne őrizzenek az irattárban olyan iratokat, amelyeknek tárolása felesleges; - az irattárat olyan személy kezelje, aki az ott tárolt iratoknál alkalmazott valamennyi iktatási rendszert jól ismeri, helyismerettel rendelkezik, valamint cz irattári segédletek révén jól tájékozódik; - olyan irattározási módszert kell kialakítani, amely minden követelménynek megfelel, és emellett kis raktárteret igényel. A raktári rend a tételszámos rendszerben az irattári tervnek megfelelő tagozódást jelent, amelynél a rendező elv az éven belül az irattári tételek, tételszámok. Kisebb ügyiratforgalmú szerveknél . az irattári tételeken belül a selejtezési határidők alapján is csoportosíthatók az iratok. Az így csoportosított iratokból egy konkrét irat helyének megállapításához az irattári tervben meghatározott selejtezési időt kell megnézni, s ennek alapján megállapítható, hogy az irat melyik kötegben található meg. A tanácsi közoonti irattárakban korábban említett két típus közül a rendező elv az év, az ágazati betűjel, az ügykörszámok és a selejtezési jel a jobb megoldás, mivel a kézi irattárból az iratok átaaása évek szerint történik. Az így kialakított kötegeken belül az iratok az iktatószámok emelkedő sorrendjében helyezkednek el. Ha az azonos irattári jelhez tartozó iratok nem helyezhetők el egy kötegben, a kötegeket vagy római számmal kell megszámozni, vagy pedig az iktatószámokat kell (tól-ig) a borítón feltűntetni. Ha az irat mennyisé-