Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)
9. Kézi és központi irattárak
ge nem indokolja, hogy az iratokat ügykörszámok szerint külön kötegeljük, ilyenkor több ügykörszámú iratot is lehet egy kötegben tárolni, azonban vigyázni kell a megfelelő sorrend kialakítására, mely a következők szerint történjék: - az ügykörszámok sorrendje; - ezen belül selejtezési jelek sorrendje - az iktatószámok emelkedő sorrendje A fentiekben ismertetett irattározási rendszerek ott érvényesülhetnek maradéktalanul, ahol központi iktatás folyik. Decentralizált iktatás esetén az iratokat a szervezeti egységek szerint külön kell tárolni, ezen belül évek és tételek szerint. Decentralizált iktatás esetén az irattári rend kialakítására fontos szabály, hogy az egyes szervezeti egységek iratai egy helyen legyenek tárolva. Ez egyrészt az iratok folyamatos selejtezésével érhető el, másrészt pedig a várható növekménynek üres polchelyet kell kihagyni. Ha az irattárban a tételszámos rendszer bevezetése előtt keletkezett iratok is találhatók, ezeket közigazgatási rendszámok, csoportszámok, fólajstromszámck rendjében kell tárolni. Ha évek során az eredeti irattári rend megbomlott, célszerű azt rendezéssel helyreállítani, vagy egy olyan más csoportosítást kialakítani, mely az iratok visszakeresését lehetővé teszi. A rendezés kérdésével a későbbiekben még részletesen foglalkozunk. Külön kell szólni viszont napjaink irattárainak egyik lényeges problémájáról, a nem iktatott és tartalma miatt különleges kezelést kívánó iratok tárolásáról. ! ie~: iktatott iratok őrzése Az irattári terv összeállításakor, mint láttuk, figyelembe kellett venni az illető vállalat, intézmény nem iktatott iratait, ahová - többek között - a számlák, nyilvántartások, könyvelési bizonylatok, munkaügyi kartonok stb. tar-
