Réfi Oszkó Magdolna: Műszaki tervdokumentumok az államosított építőiparban (Levéltári módszertani füzetek 9. Budapest, 1989)
Az építési műszaki tervdokumentumok iratkezelési problémái és javaslat selejtezésre
A fejezet bevezetőjében már utaltunk iratkezelési gyakorlatunk hibás a selejtezést tiltó - koncepciójára az építési műszaki tervdokumentumok területén. E hibás gyakorlatot tovább erősítette az ÉVM 1971-ben kiadott minta iratkezelési szabályzata, melyet nemcsak a minisztérium felügyelete alatti szervek, hanem más ágazathoz és a tanácsokhoz tartozó iratképzők is változtatás nélkül - átvettek. Azóta sok helyen - főleg helyi kezdeményezéssel, igazgatói utasítás szintjén - igyekeznek enyhíteni a gondokon, de a selejtezés csak a tervrajzok és terviratok nagyon szűk körére terjed ki, ezért nem jelent radikális és racionális változást az archiválásban. Általában a meg nem valósult létesítmények tervei, a duplumok, a használhatatlanságig megrongálódott tervlapok, és bizonyos esetekben az érvénytelenített tervek eredeti - pauz - példányai kerülnek csupán selejtezésre. A tervrajz eredeti, első példánya pauzpapíron készül, minden további példány másolat, tehát az eredeti iratnak keletkezése időpontja után készített példánya. Tervirat esetében az eredeti irat egyazon időpontban több példányban készül, ezért az eredeti irat és a másodlatai alkotják a tervdokumentációt. Természetesen a terviratok között nagyon sok másolat (pl. apeco, xerox) is található. A tervdokumentáció elkészülte után az eredeti iratokról (tervrajzokról) megfelelő számú másolat készül, melyeket megküldenek a beruházásban érdekeltek részére, majd az eredeti tervrajzok és terviratok a szükséges rendezés után tervtárba kerülnek, mégpedig minden létesítményről két sorozat: 1. Az un. törzspéldány, amely a tervrajzok eredeti, első - pauz- példányaiból, valamint 2. Az un. tervtári példány, amely a tervrajzok fénymásolataiból és az adott tervdokumentáció részét képező terviratok másodlataiból áll. A műszaki tervdokumentumok tervtári kezelésének, nyilvántartásának jelenleg is érvényes rendszerét szintén az 1970-es évek elején dolgozták ki, és évek során - különösen a nagyobb tervező szervezeteknél - jelentős haladás történt e téren. Különféle nyilvántartókönyvek, kartonok, indexek segítik a tervanyagot használók munkáját. Annak ellenére, hogy az eredeti (pauz) tervlapok tárolására az iratképzők - házi szabályozással - fokozottabb gondot fordítanak, a „mindent megőrzés" elv miatt túlzsúfolt raktárakban a
