Réfi Oszkó Magdolna: Műszaki tervdokumentumok az államosított építőiparban (Levéltári módszertani füzetek 9. Budapest, 1989)
Az építési műszaki tervdokumentumok iratkezelési problémái és javaslat selejtezésre
sérülékenyebb „hordozóanyagon" - a pauzpapíron - lévő tervrajzok pusztulása gyorsabb, mint az általában irattartókban őrzött fénymásolati példányoké. Az építési műszaki tervdokumentumok értékhatárvizsgálata, a selejtezés megnyugtató módon történő megoldása két újabb problémát vet fel: 1. A pauz-fénymásolat-mikrofilm viszonyának szabályozását, és 2. A tervtári őrzési idő felülvizsgálatát, a levéltári átadási idő növelésének szükségességét. A jelenleg hatályos iratkezelési szabályzatok egységesen 15 év őrzési időt írnak elő, melynek letelte után a különféle tervfajták válogatás nélkül és teljes tartalommal levéltárba kerülnek az esetek többségében úgy, hogy a teljes tervdokumentációt a tervrajzok fénymásolati példányaiból és a terviratok másodlataiból összeállított sorozat adja, az eredeti első (pauz) sorozat tekercsekben összehengerítve, sokszor hiányosan és sérülten. Jólehet a levéltáraknak törekedni kell az eredetiben való megőrzésre , a selejtezés tilalmából eredő túlzsúfoltság már a tervtárakban nagyarányú iratpusztítást okoz. Mivel szabályozatlan a létesítmény tulajdonosának, illetve üzemeltetőjének a tervdokumentáció őrzésével kapcsolatos kötelezettsége is, és túlságosan rövid őrzési időt írnak elő az iratkezelési szabályzatok, az építménynyel kapcsolatos peres és egyéb ügyek esetében gyakori, hogy a levéltárakra napi, ügyviteli feladatok hárulnak. Ezért javaslatunk szerint a tervező szervezeteknél - a tervszállítástól számítottan - 25 évre kell növelni a levéltári átadás időhatárát , amíg a beruházóknál és a kivitelezőknél ma radna a jelenlegi, az építmény átadásától számított 15 év . Közben 10, illetve 15 év után sor kerülhetne az első, nagyarányú selejtezésre a tervtárakban úgy, hogy olyan részletterveket vagy egyéb dokumentumokat (selejtezési listánkon az „S"-sel jelzetteket), amelyekre nincs szükség a gyakorlatban, mikrofilmen vagy gépi adathordozón őriznének tovább a levéltári átadásig. A mikrofilmes adattárolás általános elterjedése nélkül - a levéltári átadási időhatárok szükséges növelése ellenére is - a levéltárakra zúdul a tervdokumentumok selejtezésének feladata, mivel vizsgálataink szerint a jelenlegi selejtezési csoportszámok (1, 2, 3, 4, 5, 6) közül a terviratok és tervrajzok döntő hányadára (90-95 %-ára) csak a hosszabb őrzési időt előírók (4, 5, 6) alkalmazhatók. Feltételezve a 25 éves átadási időhatárt, és azt,
