Á. Varga László (szerk.): Az 1918-1919 előtti Erdélyre vonatkozó fondok és gyűjtemények jegyzékei - 17. Békés-, Bihar-, Csanád-, Szatmár vármegyék, Kővár-vidék levéltárai és egyéb magyarországi levéltárak fondjai. Repertórium (Budapest - Bukarest, 2017)
Fogalomtár a kötetben előforduló legalapvetőbb magyar levéltári szakkifejezések értelmezéséhez
REPERTÓRIUM Tájékoztatási célú, egyrészt a legkisebb raktári, másrészt a legkisebb tárgyi egységek szintjén készült levéltári segédlet. Legkisebb segédletbeli egységei a legkisebb raktári egységek, ha pedig a legkisebb raktári egységeken belül azoknál kisebb tárgyi egységek is vannak az anyagban, akkor ezek a legkisebb segédletbeli egységek. Rendszere a levéltári anyag tényleges rendjéhez igazodik. A levéltári anyag következő adatairól tájékoztat: cím, kor, tárgy, terjedelem, rendszer, rendezettség, segédlettel ellátottság, a legkisebb raktári egységek száma. (Jelen kötetben a raktári egységeket (rsz.) a valós raktári egységek sorrendjében, tárgyuk megnevezése szerint csoportosítottuk.) A repertórium tehát egy meglehetősen részletes, jól használható segédlet. Általában azonban a repertórium használata mellett az iratanyag egykorú lajstromainak, iktatókönyve inek vagy mutató inak használatára is szüksége van a kutatóknak. SEGÉDLET Célja a levéltári anyagban való tájékozódás elősegítése. Az iratanyag jellegéhez és a feltárás mélységéhez igazodva számos különféle segédlet létezik. Ilyenek például a repertórium, a jegyzék, a lajstrom, a mutató, a regeszta, a repertórium, vagy az ismertető leltár. SORKÖNYV Az alapszámos iktatás legfonosabb segédkönyve. Az azonos tárgyú ügyiratok egyes iktatószámainak nyomonkövetése során elkalauzolja a kutatót az irat tényleges őrzési helyéhez. SZEKCIÓ Nagyobb terjedelmű levéltári egység, mely valamilyen módon összetartozó levéltárakat, illetve fondokat foglal magában. Egy szekcióba rendszerint több levéltár tartozik, de egyetlen levéltár is minősülhet szekciónak. A szekciókat történeti, szervezeti, időrendi alapon, vagy iratfajták szerint, mesterségesen alakították ki. A szekció rendszer csak az MNL OL iratanyagára jellemző. A különféle alapon kialakított szekciók például a következők: „E” szekció - Magyar kincstári levéltárak (történeti), „A” szekció - Magyar kancelláriai levéltár (szervezeti), „Q” szekció - Mohács előtti gyűjtemény (időrendi), „Z” szekció - Gazdasági szervek levéltára (fondképzői), „S” szekció - Térképtár (iratfajtai). SZERVES FOND Valamely szerv vagy személy működése során hozzá érkező, vagy nála keletkezett, és rendeltetésszerűen nála maradó iratanyag. Regisztratúra, vagy irattár jellegű, avagy egységes provenienciájá fondnak is nevezzük. Természetesen alakult levéltári egység. Szerves egészként keletkezik, tehát nem nagyobb levéltári egység szétbontásának, vagy kisebbek összevonásának az eredménye. (A külföldi levéltári terminológia általában csak a szerves fondokat tekinti fondnak és egyszerűen - minden jelző nélkül - fondnak nevezi.) Ennek ellenére az MNL OL-ban a kancellárián a címeres levelek kiadásával kapcsolatban keletkezett kérvényt, címertervet, uralkodói döntést, a címeres levél fogalmazványát is szerves fondként kezelik, mivel ezek az iratok egy nagyon fontos közjogi eljárás csak és itt megtalálható eredeti dokumentumait őrzik. Annak ellenére is helyesen döntöttek egykor az OL-ban, hogy a végtermék, a címeres levél nem található a kancellári irati között, mivel azt az adományozott család vette magához. 27
