Kovács Dezső (szerk.): A Magyar Könyvtárosok Egyesületének évkönyve 1982 (Budapest, 1983)
A szekciók ülései - 6. Levéltári szekció. A levéltárak és az irattárak kapcsolatai - Összefoglaló a szekció munkájáról
valóban történeti értékű dokumentumok kiválasztásával, a tükröződő iratok kiszűrésével a levéltári átadást előkészítsék. Szűcs László bevezető referátumához kapcsolódva, több hozzászóló (Seres Szegőfi Anna, Meggyest László, Pálmány Béla, Dóka Klára) felvetette a gyűjtőterületi munka személyi vonatkozásait is. A levéltárak az 1969. évi 27.tvr. megjelenésekor nem rendelkeztek megfelelő szakemberekkel az igazgatási feladatok ellátásához. Bár az utóbbi években az egyetemi levéltáros-képzésnek már a modern irattan is része volt, a pályakezdő fiatalok gyakran most is "történész-levéltárosként" akarnak dolgozni, és egyetemi ismereteikalapján nem is várható el, hogy azonnal átalakuljanak információs-technokrata szakemberekké. A hozzászólók szerint a fiatalok körében tovább kellene erősíteni a levéltáros hivatástudatot, ami a múlt értékeinek védelme mellett magában foglalja a jövő levéltáráról, az irattári anyagról való gondoskodást is. Az általános kérdéseken túlmenően a hozzászólók egy része egy-egy speciális terület irattári-iratkezelési problémáiról beszélt. Gyarmathy Zsigmond, a Szabolcs-Szatmár megyei Levéltár igazgatója a termelőszövetkezetek irattáraival kapcsolatos kérdéseket ismertette. A szervek nagy száma miatt a levéltárosok itt sokszor nem tudtak megfelelő kapcsolatokat teremteni az irattárakkal, így gyakran volt szükség "távgondozásra". Az irattárosok képzése vagy alkalmi eligazítása nagy gondot okozott, mivel azok még kevesebb igazgatási ismerettel rendelkeztek, mint az egyéb szerveknél dolgozók. A gyakori iratpusztulások miatt az irattárak felülvizsgálatánál igénybe vették a népi ellenőrzés segítségét is. A termelőszövetkezetek összevonását követően a levéltár sokszor kényszerült arra, hogy átvegye a megszűnt gazdaságok néhány éves iratait, mert azok ki voltak téve a pusztulás veszélyének. Pálmány Béla kiegészítésében felvetette a vállalati irattárak problematikus helyzetét. E szervek iratkezelése eltér a hivatali ügymenettől, amit a szabályzatok összeállításakor rendszerint nem vettek figyelembe. Maguk a levéltárosok is a hagyományos ügyviteli nyilvántartást (sorszámos, alszámos iktatást) javasolták, mivel ők sem voltak tisztában a vállalati igényekkel. Igy maga a szabályzat sok szervnél papíron maradt, és az érdemi iratkezelést nem változtatta meg. A vállalatok iratainak zöme pénzügyi bizonylat, amelyet a következő revízióig tartanak csak rendben. Általában nem is teszik le az irattárba fontosabb okmányaikat (alapító levelek, éves tervek, szervezeti szabályzatok), hanem azok egyes szervezeti egységeknél, vagy a vezetőknél maradnak. A hozzászóló javasolta, hogy a vállalatoknál ezek őrzésére létesítsenek okmánytárat, és bizonyos idő eltelte után a levéltárak csak az itt levő iratokat vegyék át. Dóka Klára kiegészítésében az iratkezelési problémákat a Vízügyi Szaklevéltárban szerzett tapasztalatai alapján világította meg. Mint a bevezető előadásában elhangzott, e területen — a levéltár ágazati jellege és országos gyűjtőköre miatt a levéltárosok át tudták tekinteni az egymásra épülő szervek hierarchiáját, és az ügykezelés menetét. A nyilvántartott vízügyi szervek száma lényegesen alacsonyabb volt, mint a szaklevéltár létrehozása előtt az általános levéltáraknál. A kirendeltségeket, szakaszmérnökségeket, építésvezetőségeket még akkor sem számították külön fondképzőnek, ha azok más-más megyében létesültek, míg a megyehatárok között illetékes általános levéltáraknál ez elkerülhetetlen volt. Az iratkezelési szabályzatok összeállítására az országos átlagnál később, 1977—1980 109
