Kovács Dezső (szerk.): A Magyar Könyvtárosok Egyesületének évkönyve 1982 (Budapest, 1983)

A szekciók ülései - 6. Levéltári szekció. A levéltárak és az irattárak kapcsolatai - Összefoglaló a szekció munkájáról

között került sor, és a Levéltár ágazati függőségének megfelelően a munkát teljes egészében a levéltárosoknak kellett elvégezni. Az országos tapasztalatok alapján az irattári tervek összeállításához figyelembe tudták venni a szervek vertikális helyzetét és a tükröződő iratokat is. A nagy mennyiséget kitevő adattárak, nyilvántartások, kutatási jelentések és dokumentációk esetében sikerült elérni, hogy azokat csak egy helyen (rendszerint a megrendelőnél) őrizzék, és az egymásnak alárendelt szerveknél az azonos típusú iratok másmás levéltári értéket kaptak. A vállalati iratkezelésben a szabályozás után is megmaradt a jól bevált munkaszámos rendszer, amit sikerült az irattári tervekkel összehangolni. A 7—8 példányos tervdokumentációkból csak a tervező vállalat példányát (az eredeti pauszokat), és az időközben bekövetkezett módosításokat is feltüntető átadási tervet kellett megőrizni, a beruházási, engedélyezési, építésvezetőségi és egyéb példányok selejtezhetők lettek. A Levéltár gyűjtőkörébe kb. 1000 vízközmű társulat tartozott, amelyeket értékhatár alatti szerveknek tekintettek. Ezek a társulatok csak addig működtek, míg a vízmű megépült, majd felszámolásuk után irataikat átselejtezve három részre osztották: az állandó megőrzést nem igénylő pénzügyi iratok a hozzájárulást behajtó községi tanácshoz kerültek, a műszaki dokumentációkat az üzemeltető víz- és csatornaművek, az elvi iratokat pedig a felügyeletet ellátó vízügyi igazgatóságok társulati osztályai olvasztották be saját irattáraikba. Az elért eredmények ellenére a gyűjtőterületi munka az ilyen típusú szaklevéltárakban sem volt problémamentes. A zömmel vidéki szervek (a vízügynél kb. 100) rendszeres látogatása gyakran felvetette a gazdaságosság kérdését, hiszen a szervek számának ésszerű csökkentése csak országosan, és nem ágazati szinten jelentett, hosszú távon, megtakarítást. A Levéltár ugyanakkor csak jól képzett, és főként stabil gárdával, többéves elmélyülés után tudta kézben tartani az iratkezelés egészét, hiszen azzal az ágazat igazgatási szakemberei érdemben nem foglalkoztak. A perifériális területen viszont a szükséges stabilitást — éppen a gazdasági nehézségekre hivatkozva — a fenntartó nem tudta biztosítani. Seresné Szegőfi Anna, a Borsod-Abaúj-Zemplén megyei levéltár munkatársa levéltáruk gyűjtőterületi tapasztalatairól beszélt. Elmondta, a káderkérdést úgy kívánják megoldani, hogy önálló iratkezelési csoportot hoznak létre, ahol a munkatársak csak e problémákkal foglalkoznak. Nagy gondot jelent náluk, hogy a szervek számát nem tudják pontosan felmérni, mivel a változásokat az illetékes felügyeleti hatóságok nem közlik. Kisebbnagyobb községi intézmények és vállalatok szűnnek meg és olvadnak össze anélkül, hogy arról a levéltárnak tudomása lenne. Nagy gondot okoz a raktározás. Még a korábbi évtizedekben begyűjtött történeti értékű iratokat sem tudják elhelyezni, újak átvételére pedig egyáltalán nincs lehetőség. A levéltárérett iratok elhelyezésének gondja az irattárak ellenőrzését, irányítását formálissá teszi. A helyzet rendezését az irattárakban ugyanis azzal kellene kezdeni, hogy beszállítanák a levéltárba az évtizedek óta kint őrzött, történeti értékű iratokat. Molnár József, a Művelődési Minisztérium levéltári osztályának vezetője hozzászólásában kiemelte, hogy a levéltári tvr. bevezetése óta — néhány kivételtől eltekintve — a levéltárak raktározási problémái megoldódtak, így megvan a feltétele a rendszeres iratbegyűjtésnek. A munkát azonban tervszerűen és szervezetten kell végrehajtani. Kérte, 110