Kovács Dezső (szerk.): A Magyar Könyvtárosok Egyesületének évkönyve 1982 (Budapest, 1983)
A szekciók ülései - 6. Levéltári szekció. A levéltárak és az irattárak kapcsolatai - Összefoglaló a szekció munkájáról
mégis sok felesleges, legfeljebb egyes állampolgárok jogait biztosító iratot őriznek. Kérte, hogy az irattári terveket hozzák szinkronba a hatásköri jegyzékekkel, és ennek alapján növeljék a selejtezendő iratféleségek számát. Javasolta, minősítsék selejtezendőnek a másodfokú államigazgatási eljárások iratait, ha azok a döntés hozó alsóbb szervek határozatait csupán megerősítik. Tükröződő iratok esetében az anyagot a felsőbb szervek őrizzék, lajstrom készítésével csökkentsék a gyakorta előforduló típusügyek (pl. névváltozások) iratait. Ezen túlmenően, az önmagukban fennmaradt segédkönyvek, iktatókönyvek sem értékesek, így azok mikrofilmen való őrzése elegendő, a többpéldányos építési terveknél pedig célszerű csupán a beruházónál történő irattározás. Véleménye szerint e javaslatok végrehajtásával a levéltári átvételre váró iratok mennyiségét jelentős mértékben csökkenteni lehetne. Az értékhatár-vizsgálatokat országosan az Új Magyar Központi Levéltár hangolja össze. E Levéltár munkatársa, Berényi Ildikó elmondta, hogy 1981-ben munkacsoport alakult, amely a koordinálás és a főhatóságoknál keletkezett iratok besorolása mellett egyéb, országosan egységes irattípusok vizsgálatával is foglalkozik. Ezek közül a vállalati iratok és a műszaki dokumentumok megőrzésének problémáját emelte ki. A 7—8 példányban készülő tervdokumentációk a mintaszabályzatok szerint általában nem selejtezhetők, azonban valamennyi megtartása nyilván felesleges. Az értékhatár vizsgálatok 1983-ban történő befejezése után a munkacsoport szervenként és iratfajtánként jegyzéket fog összeállítani a történeti értékű iratokról, és e jegyzék alkalmazása az irattári tervek felülvizsgálatánál kötelező lesz. Egey Tibor, a Pest megyei Levéltár igazgatója jelezte, hogy az utóbbi évek iratkezelésében az irattári tervek összeállítását tartja problematikusnak. Az egyes szabályzatok alapján a keletkezett iratokat túlságosan sokféle irattári tételbe kell besorolni, és így az irattárak is rendkívül tagoltak. Bár a szabályok értelmében az érdemi ügyintézőknek kellene felírni a tételszámokat az iratokra, azonban ők maguk nem igazgatási szakemberek, és nem tudnak eligazodni az irattári terveken. A megfelelő besorolás így a segédhivatalok adminisztrátoraira marad, akik viszont nem tudják eldönteni, hogy az ügy valóban fontos-e. A következmény az, hogy a selejtezés sem megfelelően történik. Véleménye szerint a levéltárosoknak jobban bele kellene kapcsolódni az irattári munkákba, hogy a helyzet megváltozzék. Az értékhatár vizsgálatoknál felhívta a figyelmet a megyék és városok közigazgatási fondjaira. Ezekben tükröződnek a többi szervek iratai, így átvételük a levéltárak számára indokolt, míg az alsóbb szintű fondok selejtezése javasolható. Pálmány Béla, az Új Magyar Központi Levéltár módszertani osztályának munkatársa az előbbiekkel egybehangzóan megerősítette, hogy az irattári tervek kampányszerű összeállítása idején figyelmen kívül hagytak egy nagyon fontos levéltári szempontot, az iratképző szervek értékminimumának meghatározását. Igy például az óvodák, iskolák, kórházak ugyanúgy átadják a levéltáraknak fontosabb irataikat, mint a felügyeletüket ellátó tanácsok, ahol ugyanazokat a terveket, beszámolókat, jelentéseket szintén levéltári átadásra jelölték ki. Jelentkezik az irattükröződés olyan országos hálózattal működő szerveknél, mint a MÁV, Posta, OTP, Magyar Nemzeti Bank. Külföldi példák alapján elképzelhető lenne, hogy a levéltárak csak a felsőbb hatóságok iratait vennék át, kötelezve azokat, hogy a nekik alárendelt, kisebb jelentőségű szervek iratait maguk őrizzék. 107
