MLE 2006. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2007)

V. INFORMATIKAI SZEKCIÓ - SZATUCSEK ZOLTÁN (MOL): A teknősbéka és a nyúl. Az elektronikus iratkezelés gyakorlata az államigazgatásban

SZATUCSEK ZOLTÁN (Magyar Országos Levéltár) A TEKNŐSBÉKA ÉS A NYÚL A mi generációnk alapvetően a diafilmből ismeri Aesopus meséjét a teknősbékáról és a nyúlról. A történet szerint a fürge és nagyképű nyúl futóversenyre hívja ki a teknősbékát. A teknős lassan mozdul, rövidek a lábai, vastag páncélt hord a hátán, esélye sincs arra, hogy tartani tudja a tempót a nyúllal. A történet alkalmasnak látszik arra, hogy metaforaként szolgáljon a levéltár és a közigazgatás viszonyára vonatkozóan, ami az elektronikus iratokat illeti. A Magyar Országos Levéltár Kormányzati Gyűjtőterületi osztályán 2005. tavaszán a felzárkózást célzó kutatásba kezdtünk, amelynek eredményeként megpróbáljuk leírni a központi közigazgatási szervek iratkezelésében az elektronikus alkalmazások kiterjesztésével összefüggő változásokat, hogy az elektronikus iratok készítése és archiválása közötti mélyülő szakadékot csökkentsük. A vizsgálat során egyrészt közelről és azonos szempontok alapján térképeztük fel 22 szerv iratkezelési gyakorlatát, másrészt támaszkodtunk a rendszeres gyűjtőterületi munka során szerzett tapasztalatokra. 2005 során az alábbi szervek elektronikus iratkezeléséről készítettünk felmérést. A világ papírfogyasztása 1992 és 2002 között 250-ről 325 millió tonnára nőtt,

14J és a magyar közigazgatás is megnyugtató módon ontja magából a papírt. A Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium irattermelése az 1990-es évek elejéhez képest megduplázódott, egy év irattárba adott anyaga két év korábban selejtezett anyag helyére fél el, Az APEH az egyre kiterjedtebben alkalmazott elektronikus bevallási rendszerek ellenére 2004ben 1,9%-kal több papír alapú iratot iktatott, mint a megelőző évben, Országos Központi Irattárában pedig 125 kilométernyi iratot őriz.

150 A jelenség megtévesztő: teret ad annak a véleménynek, hogy nincs gond, minden megvan papíron. Igaz ugyan, hogy a papír mennyisége nő, de részaránya csökken. Hogy az APEH példájánál maradjunk, az elektronikus bevallás a kiemelt adózók körében kötelezően 2002-ban kezdődött, és a következő évben már közel 65 ezer társaság adta be társasági adóbevallását In praise of clutter — The paperless office. The Economist. 2002. Dec. 19. Az APEH vüága 2004. Évkönyv. Budapest, 2005.