MLE 2006. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2007)

V. INFORMATIKAI SZEKCIÓ - SZATUCSEK ZOLTÁN (MOL): A teknősbéka és a nyúl. Az elektronikus iratkezelés gyakorlata az államigazgatásban

elektronikus aláírással hitelesítve. A személyi jövedelemadó bevallások közül 2003-ban 635,818, 2004-ben 930,826 készült az interneten keresztül, ami az összes bevallásnak csaknem a fele egy éven belül közel ötven százalékos növekedést jelent - hasonlók az arányok a többi bevallástípusnál is. 151 A jelenséget egy olyan léggömbhöz hasonló, amelynek belseje az elektronikus irat, vékony héja pedig a papír. Ha a gömb nő, a papír mennyisége is nő, de míg utóbbi lineárisan, az előbbi exponenciálisan. A fentieknél jóval kevesebb hangsúlyt kapott egy talán még elmélyültebb kutatást igénylő terület. A kapcsolat a papír és az elektronikus irat között sokkal bonyolultabb, mint első látásra gondolnánk, messze meghaladja a papíralapú irat - elektronikus nyilvántartás kapcsolatot. A két média szimbiózisát amerikai kutatók a használat módját részletesen feltáró kutatásokkal igazolták.

153 Az elektronikus sokszorosítási lehetőségek és a kommunikáció a papíron lévő másolatok és változatok mennyiségét növelte ugyan, de minden gombnyomás mögött, amellyel papíralapú iratot kinyomtatunk, elektronikus információ van, az elsődlegesen papírra rögzített információ mennyisége így töredéke a létező papír mennyiségének, és elsősorban kényelmi és hitelességi funkciót tölt be. A szervezetek ezt a komplexitást képtelenek kezelni, legtöbbször nincsenek tisztában vele, hogy a papír és az elektronikus információ együttes kezelése sajátos problémát jelent és csak a konkrét válságokat kezelik.

154 Az iratkezelés szervezete és szabályozása Az iratkezelési folyamatokban elektronikus megoldásokat alkalmazó szervezeteknél az iratkezelési szervezet már a kilencvenes években mintegy megkettőződött. Egyes szerveknél maga a szabályozás is kettős, külön szabályzat vonatkozik az elektronikus és papíralapú folyamatokra, az erőteljesebben tagolt szervezeti struktúrájú intézményeknél azonban a 151 Az APEH világa 2004. Évkönyv. Budapest, 2005. 152 "~ Saffo, Paul: The electronic pinata. California, 1992. 153 Sellen-Harper i. m. 51-73.o. Hogy a helyzet kifejezett szabályozására (335/2005 (XII.29.) Korm. sz. rendelet 17.§.(1)) milyen nagy szükség volt, az a Millenáris Kht. példáján érzékelhető: A beérkező iratokat teljes körűen digitalizálják, ugyanakkor az ügyintézés során elektronikusan keletkező az iratokat, nem tekintik iratnak. „A Társaságon belül alapszabály, hogy minden olyan elektronikus dokumentum — legyen az bármilyen elektronikus adathordozón -, melyet nem minősítettek hivatalosnak, nem tekintendő iratnak." 10010/2005. OL sz. Millenáris Kht iratkezelési szabályzata. Tervezet. 13.o.