MLE 2004. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2005)

I. KÉPZÉS, RENDEZÉS, SELEJTEZÉS SZEKCIÓ - Kiss József Mihály: Rendezés, selejtezés az egyetemi Levéltárakban

Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyetemeken, főiskolákon nagyon sok esetben hozzá nem értő embereket bíztak meg az iratok kezelésével. A Magyar Képzőművészeti Főiskolán pl. a hatvanas-hetvenes években körül valaki hozzálátott az addig évenkénti sorszámos rendben lévő iratok római fő-, és arab alszámmal jelölt tematikus rendezéséhez. Sajnos, még azt sem lehet elmondani, hogy a teljes iratanyagot tematikus rendbe szedte volna 1956 és 1972 között. így aztán a meglévő segédkönyvek sem használhatók, csak tájékozódásra. Még ennél is elborzasztóbb rendezés történt a volt Kertészeti- és Élelmiszeripari Egyetem Központi Irattárában. Ezen az egyetemen minden szervezeti egységnél következetesen alkalmazták a tételszámos iktatást, s az irattárban a bármelyik szervezeti egységtől beérkezett azonos tételszámú iratot gondos munkával összeolvasztották, s így a visszakeresést is sikeresen megnehezítették. Azóta ennek a "csekély" hibának a helyrehozatala három kollégánk áldozatos munkájaként megtörtént. Természetesen azok az intézmények vannak többségben, ahol az iratkezelés megfelelő, de nem hagyhatjuk figyelmen kívül azt, hogy mindenhol minimum megfelelőnek kellene lennie az iratkezelésnek. A negatív példákat sajnos hosszasan lehetne sorolni. Utolsóként a volt Magyar Testnevelési Egyetemet említjük, ahol az 1990-es évek elejétől a Központi Iktatóban 100 alatti számú iratot iktattak, s ahol a Rektori Hivatal dolgozói nem ismerték a mutatókönyv fogalmát. Selejtezés iratrendezés az egyetemeken A II. világháború utáni nagy papírhiány miatt az egyetemek is központilag elrendelt iratselejtezésre kényszerültek. Az 1951-ben folytatott selejtezés során az 1916 előtt keletkezett iktatott iratokat is bevonták a selejtezésbe, s a Rektori Hivatal az 1945-től kezdődő iratait őrizte tovább hiánytalanul. 1952-ben, pl. az ELTE rektorát úgy tájékoztatták a minisztériumból, hogy a felsőoktatási intézményekből beérkezett kérdések alapján a Levéltárak Országos Központjával való egyeztetés után az álláspont alakult ki, hogy a végbizonyítványok kiadásának engedélyezésére vonatkozó iratokat öt év elteltével lehet