MLE 2004. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2005)

I. KÉPZÉS, RENDEZÉS, SELEJTEZÉS SZEKCIÓ - Csízi István: Az Országos Tervhivatal iratainak rendezése a Magyar Országos Levéltárban

szintű jegyzéket készítünk a mintegy hetven doboznyi irattól, ami ugyan időigényes feladat, de minden bizonnyal meg fog térülni a befektetés. 1949-1951. évkörű, közigazgatási rendszámos iktatású iratok (350 doboz) szintén még 1962-1963 folyamán kerültek beszállításra, szintén tárgyi csoportosításban, ami esetükben jobbára a közigazgatási rendszám elhagyását jelentette. A rendszámok szerinti rend rekonstruálása ez esetben is leginkább időigényes feladat. Bár nehezebb volt a dolgunk, mint a sorszámos iktatásnál, mivel egy rendszámon belül még betű és azon belül alszám is lehet. A gemkapcsokról és az ügyiratdarabok szétválasztásáról írottak itt is igazak. Az anyagot év, és azon belül közigazgatási rendszám szerint rendeztük át. Ugyanis a közigazgatási rendszámok szerinti rend, a rendszámok feloldása révén könnyű eligazodást tesz lehetővé az anyagban. Ez utóbbi tulajdonsága folytán az amúgy is nehézkesen használható iktatókartonok részben feleslegesekké válnak. Az anyaghoz a közigazgatási rendszámok címeit tartalmazó mutatót készítünk az iktatókartonok alapján. Kisebb nehézségeket csak a közigazgatási számrendszer gyakorlati alkalmazásának sajátosságai okoztak. Bár ezek inkább csak színesítik az olykor fárasztóan mechanikus munkát. Az egykori (pl. mutatókönyveknél is tapasztalható) besorolási nehézségek egészen odáig terjednek, hogy pl. a Debreceni Baromfifeldolgozó Nemzeti Vállalat ügyiratait hol a D, hol pedig a B betű alá sorolták a 100-as rendszámon belül. A másik nehézség: a gyakorlati alkalmazás során ugyanis természetszerűleg egyszerűsödött a számrendszer: a 10.000 helyett csak 100-at írtak, és igen gyakori, hogy a 0-át elhagyták mind a rendszám elejéről, mind (bár ez a gyakoribb) a végéről, vagy az egyes pontosan meghatározott ügyeket, ha kevés iktatás volt belőlük, akkor átfogóbb szám alá iktatták. 1952-1956 között a csoportszámos iktatási rendszert alkalmazták és e szerint is irattározták az iratokat (160 doboz). Az irattári renden a beszállításkor, se pedig utána nem történt lényeges