MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ

kormányzati ügyvitel számára készült, iratkezelők, irattárosok dolgoznak vele, az ellenőrző levéltárosnak szánt módszertani megjegyzéseknek - mint amilyen a mintavételre történő felhívás - véleményünk szerint nincs helye a tervben. Más a helyzet a levéltári selejtezésekhez készített segédletek esetében, s bizonyítandó, hogy ezzel a munkával is foglalkozott a bizottságunk, a tanácsi iratok selejtezéséhez készült mintajegyzékeket hozom példának. Az önkormányzati levéltárosoknak már van tudomása arról, hogy, elkészült és a Levéltári Kollégium döntésére vár a 6 darabból álló mintajegyzék csomag. Ezeknél a jegyzékeknél a mintavétel, mint a selejtezési gyakorlatunk egyik legfontosabb része, igen nagy számú tételnél szerepel. Ezen is túlmutatóan, az építési iratok esetében, a mintavétel szempontjait is kidolgoztuk. A történet mindenki számára ismert, az építési, bontási iratok O-ás, majd 4-es selejtezési kódjelet kaptak, s ezt a visszásságot eddig a levéltárak az építési iratok kiselejtezésének megakadályozásával hidalták át. A tömeges és bizton állíthatjuk, hogy 60%-ában értéktelen iratanyag selejtezetlenül történő továbbőrzése sem az irattárakban, sem a levéltárban a tanácsi fond lezárását követően már nem megoldható. Bizottságunk a mintavétel alapján történő levéltári őrzést tartotta célszerűnek és kidolgoztuk a válogatás szempontjait. Közülük csak a legfontosabbakat említeném; javasoltuk a teljes ügyviteli folyamatot tükröző akták, az építési és bontási akták, a tervrajzokat is tartalmazó akták, a lakótelepek és közösségi intézmények aktáinak visszatartását. Ugyanakkor selejtezhetőnek ítéltük a közművekre történő csatlakozások aktáit, lévén az alapvető forrás, a közmű-nyilvántartás, amely fennmarad. Az önkormányzati irattári tervben vizsgálva a selejtezhetőnek minősített iratok körét, megállapítható, hogy tömegesen a panasz ügyek, a szabálysértési, bírságolási ügyek és a szociális ügyek selejtezése történik meg. Véleményem szerint mintavétel szintjén kizárólag a szociális ügyekkel érdemes foglalkozni. A mintavételi módszer kidolgozásához két fontos megjegyzés: az első, hogy valamennyi szociális gondoskodási forma nyilvántartásai nem selejtezhetők, tehát fennmaradnak; a másik, hogy az önkormányzati szociális gondoskodás intézményeit, módszereit, és kritériumait a közgyűlés határozza meg. Ez azt jelenti, hogy a társadalomtörténeti kutatások szempontjából értékes egyedi döntést előkészítő ügyiratok már nem léteznek, helyette a közgyűlési döntésekre hivatkozva történik a határozathozatal. Néhány példa; a közgyűlés dönt az