MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ

A minisztérium-önkormányzatok-bizottság információs rendszer működésének negatív példája is van. A jó együttműködés ellenére mind a mai napig nem sikerült hozzáférhető formában elkészíteni az irattári terv összevont mutatóját. 1999-ben a terv végső változatának elkészítésével egyidőben - hagyományos levéltári módszerrel, de számítógépes formában - elkészült a mutató is. A közzétételt azonban nem sikerült megoldani, a miniszteri rendelet mellékleteként jogszabály-szerkesztési okokból nem jelenhetett meg. Kísérletet tettünk az Államigazgatás című folyóiratban történő közzétételre, ez azonban a folyóirat megrendelőinek szűk köre miatt nem volt célszerű. Kerülő úton is próbálkoztunk az Önkormányzati levéltárak tanácsának költségén valamennyi levéltárnak megküldtük terjesztésre, de ez az út sem volt járható a levéltárakat terhelő költségek miatt. A mutató-kézirat így a fiókban maradt, jelen állapotában - az azóta elvégzett módosítások miatt - mintegy 3 levéltáros 1 hónapi munkájával lenne elkészíthető arra a szintre, amelyre eredetileg szántuk, a teljes szövegközi keresésre. Irattári terv - selejtezés Az önkormányzati irattári tervről szólva nem kerülhetjük el azokat a levéltári módszertani kérdéseket, amelyek már túlmutatnak az irattári tervkészítésén és a selejtezés gyakorlati végrehajtásával, annak levéltári ellenőrzésével kapcsolatosak. Mindenképpen szeretném leszögezni, hogy a tételszintű iratértékelés és irattári selejtezés nem mentesít a levéltári szempontú átértékelés, a levéltári finomselejtezés alól - majd 2005 után. Az önkormányzati irattári terv készítésével az irattári selejtezést ellenőrző levéltáros felelősségét nem tudjuk és nem is akartuk átvállalni, csak segíteni akartunk, amikor a nyilvánvaló értéktelent elválasztottuk az értékes, vagy esetleg értékestől. Az iratértékelésünket próbaselejtezések sokaságával támasztottuk alá, ennek ellenére nem „szentírás". A levéltáros kétségei esetén, vagy a helyi sajátosságok reprezentánsára eszközként használható a mintavétel. A selejtezési eljárásoknál illetve az iratátvételeknél alkalmazott mintavétel módszertani kérdései azonban nem tartoznak az irattári terv készítésének körébe, hanem az alkalmazó levéltárosok problémája. Ennek ellenére mégis tennék néhány megjegyzést. Az első és legfontosabb, hogy az irattári terv az ön-